Wypowiedzenie umowy zlecenia — wzór PDF: za wypowiedzeniem, za porozumieniem stron, natychmiastowe

O tym dokumencie

Rezygnacja ze zlecenia z zachowaniem terminu, który strony same zapisały

Ten wzór służy zleceniobiorcy, który chce zakończyć współpracę, ale nie od ręki — tylko z upływem okresu wypowiedzenia przewidzianego w umowie. Kodeks cywilny sam takiego okresu nie ustala: art. 746 § 2 k.c. pozwala przyjmującemu zlecenie wypowiedzieć umowę „w każdym czasie”, więc bez odpowiedniego postanowienia umownego wypowiedzenie działa natychmiast. Jeśli umowa zawiera paragraf o okresie wypowiedzenia, jego dochowanie jest dla zleceniobiorcy najbezpieczniejszą drogą wyjścia — i właśnie do tej sytuacji odnosi się generator powyżej.

Przed wypełnieniem formularza warto odszukać w umowie trzy informacje: długość okresu wypowiedzenia i sposób jego liczenia (np. „dwa tygodnie”, „miesiąc ze skutkiem na koniec miesiąca”), wymaganą formę pisma oraz adres do doręczeń. Te dane trafiają do PDF-u i decydują o dacie, w której zlecenie faktycznie się skończy.

Gdy powód rozstania jest poważny i nie ma czasu na okres wypowiedzenia, właściwszy jest wzór wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym. Gdy zleceniodawca skłania się do wspólnego ustalenia daty, prostsze bywa porozumienie stron.

Art. 746 § 2 k.c. — ważny powód a odpowiedzialność za szkodę

Przepis składa się z dwóch zdań. Pierwsze daje przyjmującemu zlecenie prawo wypowiedzenia w każdym czasie. Drugie wprowadza zastrzeżenie: gdy zlecenie jest odpłatne, a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, przyjmujący zlecenie odpowiada za szkodę. Samo wypowiedzenie pozostaje więc skuteczne niezależnie od motywu — zleceniobiorca nie musi go ujawniać, a zleceniodawca nie może odmówić „przyjęcia” pisma. Powód ma znaczenie wyłącznie dla rozliczeń finansowych po zakończeniu umowy.

Szkoda w rozumieniu tego przepisu obejmuje zarówno rzeczywistą stratę, jak i utracone korzyści (art. 361 § 2 k.c.). W praktyce zleceniodawcy wskazują koszt pilnego zastępstwa, kary umowne zapłacone własnym klientom albo utratę kontraktu, który zależał od terminowego wykonania zlecenia. Zachowanie umownego okresu wypowiedzenia nie jest wprawdzie tożsame z „ważnym powodem”, ale w istotny sposób osłabia argument o szkodzie: druga strona miała czas na zorganizowanie zastępstwa, a przez okres wypowiedzenia zlecenie było nadal wykonywane.

Za ważne powody po stronie zleceniobiorcy uznaje się w szczególności zaleganie z wypłatą wynagrodzenia, jednostronne rozszerzenie zakresu zadań, chorobę uniemożliwiającą wykonywanie zlecenia, żądanie czynności sprzecznych z prawem lub zasadami wykonywania zawodu oraz utratę zaufania spowodowaną zachowaniem zleceniodawcy. Ocena zawsze zależy od okoliczności konkretnej umowy. Pole „uzasadnienie” w formularzu jest opcjonalne, lecz gdy taki powód istnieje, opisanie go w treści pisma tworzy dowód na przyszłość.

Wynagrodzenie za wykonaną część i zwrot wydatków

Art. 746 § 2 k.c. nie wspomina o wynagrodzeniu — w odróżnieniu od § 1, który nakazuje dającemu zlecenie zapłacić część wynagrodzenia odpowiadającą dotychczasowym czynnościom. W doktrynie i orzecznictwie przyjmuje się jednak zgodnie, że przyjmującemu zlecenie, który sam wypowiedział umowę, również należy się wynagrodzenie za czynności wykonane do dnia jej rozwiązania. Wynika to z odpłatnego charakteru umowy (art. 735 k.c.) i z odpowiedniego zastosowania zasady wyrażonej w art. 746 § 1 k.c.; jeżeli umowa przewiduje wynagrodzenie za poszczególne czynności lub godziny, podstawą rozliczenia są wprost jej postanowienia. Ewentualne roszczenie odszkodowawcze zleceniodawcy jest odrębną kwestią i nie uprawnia go do samowolnego wstrzymania zapłaty za wykonaną pracę.

• Wydatki. Zleceniobiorca odzyskuje kwoty wyłożone w celu należytego wykonania zlecenia wraz z odsetkami ustawowymi, a zleceniodawca ma go zwolnić ze zobowiązań zaciągniętych w tym celu we własnym imieniu (art. 742 k.c.).
• Termin zapłaty. Domyślnie wynagrodzenie należy się po wykonaniu zlecenia (art. 744 k.c.), lecz umowa najczęściej określa własne terminy. Przy wynagrodzeniu godzinowym i umowie trwającej dłużej niż miesiąc wypłata przypada co najmniej raz w miesiącu.
• Minimalna stawka godzinowa. Zleceniobiorca będący osobą fizyczną nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia w wysokości co najmniej minimalnej stawki godzinowej, a strony mają obowiązek potwierdzać liczbę godzin wykonywania zlecenia (ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). Aktualną stawkę na dany rok publikuje rząd w rozporządzeniu; podsumowanie znajduje się na biznes.gov.pl. Prowadzona ewidencja godzin jest przy końcowym rozliczeniu najważniejszym dowodem.
• Rachunek. Po ustaniu umowy zleceniobiorca wystawia rachunek za ostatni okres; zleceniodawca jako płatnik potrąca składki i zaliczkę na podatek.

Zdanie sprawy — obowiązki zleceniobiorcy po wypowiedzeniu

Wypowiedzenie nie zamyka relacji „z dnia na dzień” także dlatego, że art. 740 k.c. nakłada na przyjmującego zlecenie obowiązek złożenia sprawozdania po wcześniejszym rozwiązaniu umowy oraz wydania wszystkiego, co przy wykonywaniu zlecenia uzyskał dla dającego zlecenie — także wtedy, gdy działał we własnym imieniu. Do tego dochodzi art. 741 k.c.: rzeczy i pieniędzy zleceniodawcy nie wolno używać we własnym interesie, a od sum zatrzymanych ponad potrzebę należą się odsetki ustawowe.

W praktyce oznacza to przekazanie dokumentów, danych dostępowych, niezużytych materiałów i sprzętu, a także krótkiego podsumowania stanu spraw — najlepiej w formie protokołu podpisanego przez obie strony lub wiadomości e-mail z potwierdzeniem odbioru. Taki dokument chroni zleceniobiorcę przed późniejszym zarzutem, że coś zostało zatrzymane albo że sprawy pozostawiono w nieładzie.

Forma i doręczenie — w skrócie

Jeżeli umowę zlecenia zawarto na piśmie, w formie dokumentowej lub elektronicznej, jej wypowiedzenie wymaga co najmniej formy dokumentowej (art. 77 § 2 k.c.) — e-mail wystarczy, chyba że umowa zastrzega formę pisemną pod rygorem nieważności. Okres wypowiedzenia biegnie od chwili, w której pismo dotarło do zleceniodawcy tak, że mógł zapoznać się z jego treścią (art. 61 § 1 k.c.), dlatego zleceniobiorca ma interes w zachowaniu dowodu doręczenia. Zasady liczenia terminów, doręczenie przez pełnomocnika i postępowanie z nieodebraną przesyłką opisuje osobny poradnik: jak skutecznie doręczyć wypowiedzenie.

Ubezpieczenie zdrowotne i ZUS po ustaniu zlecenia

Umowa zlecenia jest tytułem do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Z ostatnim dniem umowy tytuł ten wygasa, a zleceniodawca ma 7 dni na złożenie w ZUS formularza wyrejestrowania ZUS ZWUA (art. 36 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Zleceniobiorca może sprawdzić na swoim koncie w ZUS, czy wyrejestrowanie zostało dokonane i z jaką datą.

Prawo do świadczeń opieki zdrowotnej nie kończy się jednak natychmiast. Zgodnie z art. 67 ust. 4 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych ustaje ono po upływie 30 dni od dnia wygaśnięcia obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego. Jest to czas na zapewnienie sobie nowego tytułu: kolejnej umowy zlecenia lub umowy o pracę, rejestracji w urzędzie pracy jako osoba bezrobotna, zgłoszenia jako członek rodziny przez ubezpieczonego małżonka albo zawarcia z NFZ umowy o dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne. Okresy wypowiedzenia z umowy pozwalają zaplanować tę zmianę bez przerwy w ochronie.

Dokumenty po zakończeniu: PIT-11, zaświadczenie do urzędu pracy

• PIT-11. Zleceniodawca jako płatnik wystawia informację o przychodach za rok, w którym umowa się skończyła — przesyła ją do urzędu skarbowego do końca stycznia, a zleceniobiorcy do końca lutego następnego roku. Rozliczenie roczne odbywa się przez usługę Twój e-PIT na podatki.gov.pl.
• Zaświadczenie do urzędu pracy. Przy rejestracji jako osoba bezrobotna urząd pracy zwykle wymaga od byłego zleceniobiorcy zaświadczenia o okresie wykonywania umowy zlecenia i podstawie wymiaru składek. Od tych danych zależy, czy okres zlecenia zostanie zaliczony do stażu uprawniającego do zasiłku dla bezrobotnych. Zleceniodawca nie wystawia go automatycznie — trzeba o nie poprosić.
• Brak świadectwa pracy. Świadectwo pracy dotyczy wyłącznie stosunku pracy. Zleceniobiorca może natomiast poprosić o zwykłe zaświadczenie o okresie i przedmiocie współpracy lub o referencje.
• Staż pracy. Okresy zlecenia stanowiące tytuł do ubezpieczeń społecznych są zaliczane do stażu pracy na podstawie nowelizacji Kodeksu pracy obowiązującej od 2026 r.; potwierdza je zaświadczenie ZUS wydawane na wniosek samego zainteresowanego, a nie dokument od zleceniodawcy.

Gdy zlecenie było w istocie stosunkiem pracy

Jeżeli praca była wykonywana w miejscu i czasie wyznaczonym przez zleceniodawcę, pod jego kierownictwem i osobiście, to niezależnie od nazwy umowy jest to zatrudnienie na podstawie stosunku pracy (art. 22 § 1¹ Kodeksu pracy). Zleceniobiorca może w takiej sytuacji wystąpić do sądu pracy z powództwem o ustalenie istnienia stosunku pracy; takie powództwo może wytoczyć również inspektor pracy. Skutki ustalenia są wymierne: prawo do urlopu lub ekwiwalentu, ustawowe okresy wypowiedzenia, wynagrodzenie za nadgodziny, świadectwo pracy, a roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem trzech lat od dnia wymagalności.

Złożenie wypowiedzenia na podstawie art. 746 § 2 k.c. nie zamyka tej drogi, ale warto pamiętać, że ten wzór zakłada, iż strony rzeczywiście wiąże umowa zlecenia. Porównanie trybów zakończenia zlecenia, umowy o pracę i kontraktu B2B — wraz z kryteriami, które sądy biorą pod uwagę — zawiera artykuł rozwiązanie umowy B2B a zlecenie i umowa o pracę.

O tym dokumencie

Propozycja zgodnego zakończenia zlecenia, którą składa zleceniobiorca

Porozumienie o rozwiązaniu umowy zlecenia to odrębna umowa: obie strony zgadzają się, że dotychczasowa współpraca kończy się w oznaczonym dniu i na oznaczonych warunkach. Ten wzór przygotowuje tekst takiego porozumienia z perspektywy zleceniobiorcy — to on występuje z inicjatywą i przedstawia projekt do podpisu. Do chwili akceptacji przez zleceniodawcę dokument jest jedynie ofertą w rozumieniu Kodeksu cywilnego (art. 66 k.c.); umowa zlecenia trwa nadal, a zleceniobiorca pozostaje związany swoimi obowiązkami.

Porozumienie nie jest wypowiedzeniem. Nie stosuje się do niego mechanizmu z art. 746 § 2 k.c., nie biegnie żaden okres wypowiedzenia, a treść rozliczenia strony kształtują same. To właśnie odróżnia ten wzór od wypowiedzenia z zachowaniem terminu i od wypowiedzenia natychmiastowego.

Kiedy porozumienie jest dla zleceniobiorcy korzystniejsze niż wypowiedzenie

Główna przewaga porozumienia to brak ryzyka odszkodowawczego. Zleceniobiorca, który wypowiada odpłatne zlecenie bez ważnego powodu, odpowiada wobec zleceniodawcy za szkodę (art. 746 § 2 k.c.); zgodne rozwiązanie umowy tę podstawę usuwa, bo nie ma jednostronnego oświadczenia, któremu można by zarzucić brak powodu. Drugą przewagą jest przewidywalność: strony wiedzą, kiedy dokładnie kończą się obowiązki i jakie kwoty trafią na rachunek. Trzecią — możliwość załatwienia w jednym dokumencie spraw, które przy wypowiedzeniu pozostają otwarte: zaliczek, materiałów, dostępu do systemów, referencji. O tym, jak sądy oceniają „ważny powód” i kiedy ryzyko z § 2 jest realne, więcej w poradniku art. 746 k.c. w praktyce.

Co zapisać w porozumieniu — lista dla zleceniobiorcy

• Data rozwiązania umowy. Konkretny dzień kalendarzowy; to od niego liczy się wygaśnięcie tytułu do ubezpieczeń i termin na wyrejestrowanie z ZUS.
• Czynności wykonane i niewykonane. Krótkie wskazanie, które zadania zostały zrealizowane, a które pozostają po stronie zleceniodawcy lub jego nowego wykonawcy. Zapobiega późniejszym zarzutom o „porzucenie” zlecenia.
• Wynagrodzenie za wykonaną część. Kwota lub sposób jej ustalenia (np. stawka godzinowa × godziny z ewidencji) i termin zapłaty. Jeżeli zleceniobiorcę obejmuje ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, kwota nie może być niższa od minimalnej stawki godzinowej za każdą przepracowaną godzinę — prawa tego nie można się zrzec także w porozumieniu.
• Rozliczenie zaliczek. Zaliczka udzielona na wydatki (art. 743 k.c.) podlega rozliczeniu: kwota niewykorzystana wraca do zleceniodawcy, a wydatki poniesione ponad zaliczkę podlegają zwrotowi zleceniobiorcy z odsetkami ustawowymi (art. 742 k.c.). Od sum zatrzymanych ponad potrzebę zleceniobiorca płaciłby odsetki (art. 741 k.c.), więc jasne rozliczenie leży w jego interesie.
• Zwrot materiałów, sprzętu i dokumentów. Lista rzeczy, termin i sposób przekazania. Wynika to z art. 740 i 741 k.c., ale porozumienie nadaje temu obowiązkowi konkretny kształt i pozwala potwierdzić wykonanie protokołem.
• Potwierdzenie współpracy. Zobowiązanie zleceniodawcy do wydania zaświadczenia o okresie i przedmiocie współpracy lub referencji w określonym terminie.
• Klauzula o braku dalszych roszczeń. Dopuszczalna, lecz z granicami: nie działa wobec wynagrodzenia poniżej stawki minimalnej ani wobec obowiązków publicznoprawnych (składki, podatek). Zleceniobiorca, który ją podpisuje, traci możliwość dochodzenia roszczeń, których w treści nie wymieniono — dlatego rozliczenie powinno być kompletne.

Ubezpieczenie zdrowotne — 30 dni po ustaniu zlecenia

Z dniem wskazanym w porozumieniu wygasa tytuł do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Zleceniodawca ma 7 dni na złożenie ZUS ZWUA (art. 36 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), a zleceniobiorca może sprawdzić na koncie w ZUS, czy zostało to zrobione. Prawo do świadczeń opieki zdrowotnej ustaje po upływie 30 dni od wygaśnięcia obowiązku ubezpieczenia (art. 67 ust. 4 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).

Ponieważ przy porozumieniu datę zakończenia ustala się swobodnie, zleceniobiorca może ją dopasować do początku nowej umowy tak, aby uniknąć luki w ubezpieczeniu — albo wykorzystać 30-dniowy okres na rejestrację w urzędzie pracy, zgłoszenie jako członek rodziny lub zawarcie umowy o dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne z NFZ. To jeden z praktycznych argumentów za porozumieniem, gdy zależy na ciągłości leczenia.

Referencje, zaświadczenia i PIT-11

Zakończenie zlecenia nie wiąże się ze świadectwem pracy — ten dokument przysługuje wyłącznie pracownikom. Zleceniobiorca może natomiast otrzymać zaświadczenie o okresie wykonywania umowy i podstawie wymiaru składek (wymagane zwykle przy rejestracji w urzędzie pracy), zaświadczenie o przedmiocie współpracy oraz referencje. Żaden przepis nie nakazuje zleceniodawcy ich wystawienia, dlatego zapisanie takiego zobowiązania w porozumieniu jest jedynym sposobem, by je zagwarantować.

Za rok, w którym umowa się skończyła, zleceniodawca wystawi PIT-11 — do końca lutego następnego roku. Dane z niego trafiają do rozliczenia rocznego na podatki.gov.pl. Okresy zlecenia stanowiące tytuł do ubezpieczeń społecznych wliczają się od 2026 r. do stażu pracy; potwierdzenie wydaje ZUS na wniosek zainteresowanego.

Co, gdy zleceniodawca nie podpisze porozumienia

Porozumienie wymaga zgody obu stron. Dopóki zleceniodawca nie zaakceptuje projektu, umowa zlecenia obowiązuje bez zmian, a zleceniobiorca nadal odpowiada za wykonywanie zadań. Milczenie zleceniodawcy nie oznacza zgody; oferta złożona z oznaczonym terminem przestaje wiązać z jego upływem, a bez terminu — po czasie potrzebnym na odpowiedź w zwykłym toku czynności (art. 66 § 2 k.c.). Warto więc wpisać do pisma przewodniego termin na podpis.

Gdy zgody nie ma, zleceniobiorcy pozostaje droga jednostronna: wypowiedzenie z zachowaniem umownego terminu albo — jeśli istnieje ważny powód — wypowiedzenie ze skutkiem natychmiastowym. Odmowa podpisania porozumienia sama w sobie nie jest ważnym powodem, ale okoliczności, które skłoniły zleceniobiorcę do złożenia propozycji (np. zaległości w zapłacie), mogą nim być. Uprawnienia do wypowiedzenia z ważnych powodów nie można wyłączyć w umowie (art. 746 § 3 k.c.).

Forma i doręczenie — w skrócie

Jeżeli umowę zlecenia zawarto na piśmie, w formie dokumentowej lub elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron wymaga co najmniej formy dokumentowej (art. 77 § 2 k.c.). W praktyce porozumienie podpisuje się w dwóch egzemplarzach albo wymienia podpisane skany; przy formie pisemnej pod rygorem nieważności zastrzeżonej w umowie potrzebne są podpisy własnoręczne lub kwalifikowane podpisy elektroniczne. Porozumienie jest zawarte z chwilą, gdy oświadczenie o przyjęciu oferty dotarło do zleceniobiorcy (art. 61 § 1 k.c.). O dowodach doręczenia i wymianie dokumentów na odległość: doręczenie wypowiedzenia i porozumienia.

Zlecenie a umowa o pracę — na co uważać przy porozumieniu

Porozumienie rozwiązujące zlecenie nie przekreśla możliwości ustalenia, że strony łączył w rzeczywistości stosunek pracy, jeżeli praca była wykonywana pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez zleceniodawcę (art. 22 § 1¹ Kodeksu pracy). Klauzula o braku roszczeń podpisana w porozumieniu nie obejmuje uprawnień pracowniczych, których zleceniobiorca nie był świadomy w chwili podpisu — takie zrzeczenie może być kwestionowane. Porównanie form współpracy i ich zakończenia: rozwiązanie umowy B2B, zlecenia i umowy o pracę.

O tym dokumencie

Odejście ze zlecenia od ręki — gdy istnieje ważny powód

Wzór generuje oświadczenie zleceniobiorcy o wypowiedzeniu umowy zlecenia ze skutkiem natychmiastowym. Podstawą jest art. 746 § 2 Kodeksu cywilnego: przyjmujący zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie. Jeżeli umowa nie przewiduje okresu wypowiedzenia, każde wypowiedzenie działa natychmiast; jeżeli okres przewiduje, jego pominięcie jest dopuszczalne wtedy, gdy zachodzi ważny powód — bo prawa do wypowiedzenia z ważnych powodów nie można wyłączyć w umowie (art. 746 § 3 k.c.).

Ten dokument różni się od wypowiedzenia z zachowaniem terminu tym, że pole „powód wypowiedzenia” pełni w nim rolę centralną: to na nim opiera się obrona przed zarzutem odpowiedzialności za szkodę i to ono zostanie oceniane, jeśli dojdzie do sporu. Gdy powodu w rozumieniu przepisu nie ma, a zleceniodawca skłania się do zgody, bezpieczniejsze jest porozumienie stron.

„Ważne powody” po stronie zleceniobiorcy

Ustawa nie zawiera katalogu ważnych powodów. Ocena należy do sądu i odnosi się do konkretnej umowy, jej celu i sposobu wykonywania. Z orzecznictwa i piśmiennictwa wynika jednak grupa sytuacji, które zwykle uznaje się za wystarczające:

• Brak zapłaty wynagrodzenia lub zaliczki. Zwłoka zleceniodawcy z wypłatą wymagalnego wynagrodzenia, zwłaszcza powtarzająca się albo utrzymująca się po wezwaniu, jest najczęściej wskazywanym powodem. Podobnie odmowa udzielenia zaliczki na wydatki, gdy zlecenie ich wymaga (art. 743 k.c.).
• Jednostronna zmiana zakresu lub warunków. Powierzanie zadań spoza umowy, istotne zwiększenie wymiaru czynności bez zmiany wynagrodzenia, zmiana miejsca wykonywania — jeżeli zleceniobiorca się na to nie zgodził.
• Choroba i inne przeszkody osobiste. Niezdolność do wykonywania zlecenia z powodu stanu zdrowia albo obowiązków rodzinnych, których nie dało się przewidzieć przy zawieraniu umowy.
• Utrata zaufania. Zachowanie zleceniodawcy podważające podstawę współpracy — nieprawdziwe informacje o warunkach zlecenia, żądanie działań sprzecznych z prawem lub zasadami wykonywania zawodu, naruszanie dóbr osobistych zleceniobiorcy.
• Brak warunków do wykonania zlecenia. Nieudostępnienie materiałów, danych lub dostępu, bez których zlecenia nie da się wykonać, mimo zgłoszenia problemu.

Odwrotnie — lepsza oferta od innego kontrahenta, znudzenie zadaniem albo konflikt wywołany własnym zachowaniem zleceniobiorcy zazwyczaj nie są ważnymi powodami. W takich przypadkach wypowiedzenie pozostaje skuteczne, ale przy zleceniu odpłatnym zleceniobiorca odpowiada za szkodę (art. 746 § 2 zd. 2 k.c.). Pełniejszy przegląd orzecznictwa i granic tego pojęcia: art. 746 k.c. — wypowiedzenie umowy zlecenia w praktyce.

Jak udokumentować powód

W sporze o odszkodowanie to zleceniobiorca będzie wykazywać, że ważny powód istniał (art. 6 k.c.). Dowody warto gromadzić przed złożeniem wypowiedzenia, a nie po nim:

1. Wezwanie do zapłaty z podaniem kwoty, podstawy i terminu — wysłane tak, by można było wykazać doręczenie (e-mail z potwierdzeniem, list polecony). Nie jest ustawowym warunkiem wypowiedzenia, ale przekształca „opóźnienie” w udokumentowaną zwłokę i pokazuje, że zleceniobiorca dał drugiej stronie szansę.
2. Korespondencja dotycząca zmiany zakresu, braku materiałów lub dostępu, zgłaszanych problemów — wiadomości e-mail i komunikatory, zrzuty ekranu z datami.
3. Ewidencja godzin prowadzona zgodnie z umową, która pokazuje faktyczny wymiar czynności i podstawę roszczeń o wynagrodzenie.
4. Dokumentacja medyczna lub inne dokumenty potwierdzające przeszkodę osobistą — bez konieczności ujawniania szczegółów w samym piśmie.

Samo pismo wypowiadające powinno powód wskazać zwięźle i rzeczowo: fakty, daty, odesłanie do wcześniejszych wezwań. Emocjonalne oceny osłabiają dokument, a nadmierna szczegółowość utrudnia późniejszą argumentację.

Skutek natychmiastowy a obowiązek zdania sprawy

Wypowiedzenie działa z chwilą, w której dotarło do zleceniodawcy w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią (art. 61 § 1 k.c.). Od tego momentu zleceniobiorca nie ma już obowiązku wykonywania zlecenia — ale nie znika obowiązek uporządkowanego zamknięcia spraw. Art. 740 k.c. nakazuje przyjmującemu zlecenie po wcześniejszym rozwiązaniu umowy złożyć sprawozdanie i wydać dającemu zlecenie wszystko, co dla niego uzyskał, także we własnym imieniu; art. 741 k.c. zakazuje używania rzeczy i pieniędzy zleceniodawcy we własnym interesie.

Natychmiastowe wypowiedzenie nie jest więc „porzuceniem” zlecenia. Przekazanie dokumentów, dostępów i materiałów oraz krótka informacja o stanie spraw w toku — najlepiej potwierdzone protokołem lub e-mailem — chronią zleceniobiorcę przed zarzutem, że to on wyrządził szkodę sposobem odejścia, a nie samym odejściem. Jeśli w chwili wypowiedzenia trwa czynność, której przerwanie groziłoby zleceniodawcy stratą (np. termin procesowy, rozpoczęty transport), brak zabezpieczenia tej sprawy może zostać oceniony jako nienależyte wykonanie zobowiązania.

Roszczenia zleceniobiorcy: wynagrodzenie za wykonaną część i odszkodowanie

Art. 746 § 2 k.c. nie wspomina o wynagrodzeniu, jednak przyjmuje się, że zleceniobiorcy należy się wynagrodzenie za czynności wykonane do dnia rozwiązania umowy — przez odpowiednie zastosowanie reguły z art. 746 § 1 zd. 2 k.c. i z uwagi na odpłatny charakter umowy. Do tego dochodzi zwrot wydatków poniesionych w celu należytego wykonania zlecenia wraz z odsetkami ustawowymi (art. 742 k.c.). Gdy zleceniobiorcę obejmuje ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, wynagrodzenie za każdą godzinę nie może być niższe od minimalnej stawki godzinowej, a ewidencja godzin jest podstawowym dowodem.

Jeżeli ważny powód polegał na naruszeniu umowy przez zleceniodawcę — przede wszystkim na braku zapłaty — zleceniobiorca może dodatkowo żądać naprawienia szkody na zasadach ogólnych odpowiedzialności kontraktowej (art. 471 k.c.) oraz odsetek za opóźnienie (art. 481 k.c.). Szkodą może być na przykład koszt kredytu zaciągniętego z powodu braku wypłaty albo utracone wynagrodzenie za czas, w którym zleceniobiorca odrzucił inne zlecenia, licząc na kontynuację umowy. Roszczenia dochodzi się najpierw wezwaniem do zapłaty, a w razie bezskuteczności — pozwem; w sprawach o zapłatę dostępne jest postępowanie upominawcze, w którym sąd wydaje nakaz zapłaty bez rozprawy.

Przedawnienie roszczeń zleceniobiorcy

Roszczenia o wynagrodzenie za spełnione czynności i o zwrot poniesionych wydatków, przysługujące osobom, które stale lub w zakresie działalności przedsiębiorstwa trudnią się czynnościami danego rodzaju, przedawniają się z upływem dwóch lat (art. 751 pkt 1 k.c.). Dotyczy to zleceniobiorców, dla których dany rodzaj usług jest zajęciem stałym — np. korepetytorów, tłumaczy, opiekunów, osób regularnie wykonujących zlecenia w danej branży. Ten sam termin obejmuje roszczenia z tytułu zaliczek udzielonych tym osobom.

Pozostałe roszczenia — w tym roszczenie odszkodowawcze oraz roszczenia osób wykonujących zlecenie okazjonalnie — podlegają terminom ogólnym z art. 118 k.c.: sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe i związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej trzy lata; koniec terminu przypada wówczas na ostatni dzień roku kalendarzowego. Bieg przedawnienia rozpoczyna się od dnia wymagalności (art. 120 k.c.) i przerywa go m.in. wniesienie pozwu lub uznanie roszczenia przez zleceniodawcę (art. 123 k.c.). Dwuletni termin z art. 751 k.c. jest krótki — dochodzenie zaległości warto rozpocząć niedługo po zakończeniu umowy.

Forma i doręczenie — w skrócie

Jeżeli umowę zawarto na piśmie, w formie dokumentowej lub elektronicznej, wypowiedzenie wymaga co najmniej formy dokumentowej (art. 77 § 2 k.c.); umowa może wymagać formy pisemnej. Przy skutku natychmiastowym data doręczenia jest zarazem datą zakończenia umowy — od niej liczy się 7-dniowy termin zleceniodawcy na wyrejestrowanie z ZUS (art. 36 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) i 30-dniowy okres, po którym ustaje prawo do świadczeń zdrowotnych (art. 67 ust. 4 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej). Dowód doręczenia ma więc podwójne znaczenie; sposoby jego zabezpieczenia opisuje poradnik doręczenie wypowiedzenia.

Gdy zlecenie było w istocie umową o pracę

Jeżeli praca była wykonywana pod kierownictwem zleceniodawcy, w wyznaczonym miejscu i czasie, stosunek prawny jest stosunkiem pracy bez względu na nazwę umowy (art. 22 § 1¹ Kodeksu pracy). Brak zapłaty jest wówczas ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracodawcy i uzasadnia rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia przez pracownika z prawem do odszkodowania; roszczenia rozpoznaje sąd pracy, a powództwo o ustalenie stosunku pracy może wytoczyć także inspektor pracy. Kryteria odróżnienia zlecenia od zatrudnienia i kontraktu B2B: rozwiązanie umowy B2B, zlecenia i umowy o pracę.

O tym dokumencie

Zakończenie współpracy ze zleceniobiorcą w terminie zapisanym w umowie

Wzór jest przeznaczony dla dającego zlecenie — firmy, instytucji lub osoby prywatnej — który kończy umowę zlecenia z zachowaniem okresu wypowiedzenia ustalonego w tej umowie. Podstawą jest art. 746 § 1 Kodeksu cywilnego: dający zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie, ale przepis wiąże z tym trzy obowiązki majątkowe, które omawiamy poniżej. Na mocy art. 750 k.c. te same reguły stosuje się do umów o świadczenie usług, które nie zostały uregulowane odrębnie — a więc do większości „zleceń” funkcjonujących w obrocie.

Generator wymaga wskazania okresu wypowiedzenia — jest to więc wzór dla umów, w których strony taki okres przewidziały. Jeżeli umowa milczy w tej kwestii albo zachodzi ważny powód uzasadniający natychmiastowe zakończenie, właściwy jest wzór wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym. Gdy zleceniobiorca jest gotów uzgodnić datę rozstania, spór o powód i o odszkodowanie eliminuje porozumienie stron.

Trzy obowiązki zleceniodawcy z art. 746 § 1 k.c.

1. Zwrot wydatków. Dający zlecenie zwraca przyjmującemu zlecenie wydatki poczynione w celu należytego wykonania zlecenia — wraz z odsetkami ustawowymi — i zwalnia go ze zobowiązań, które ten zaciągnął w tym celu w imieniu własnym (art. 742 k.c.). Obowiązek istnieje niezależnie od tego, czy wypowiedzenie było uzasadnione.
2. Część wynagrodzenia za dotychczasowe czynności. Przy zleceniu odpłatnym zleceniodawca płaci wynagrodzenie odpowiadające temu, co zleceniobiorca faktycznie wykonał do dnia rozwiązania umowy. Gdy wynagrodzenie ustalono ryczałtem za całość, konieczne jest proporcjonalne wyliczenie — najlepiej oparte na ewidencji godzin lub na wykazie zrealizowanych etapów.
3. Odszkodowanie przy braku ważnego powodu. Jeżeli zlecenie było odpłatne, a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, dający zlecenie powinien także naprawić szkodę. Szkodą zleceniobiorcy jest zwykle wynagrodzenie, które uzyskałby do końca umowy albo do upływu okresu wypowiedzenia, pomniejszone o to, co zaoszczędził lub zarobił gdzie indziej.

„Ważny powód” nie ma definicji ustawowej. Po stronie zleceniodawcy zalicza się do niego zwłaszcza nienależyte wykonywanie zlecenia, naruszenie poufności, utratę zaufania spowodowaną zachowaniem zleceniobiorcy, a także okoliczności niezależne od stron — na przykład odpadnięcie celu, dla którego zlecenie zawarto, lub zakończenie projektu przez klienta końcowego. Zachowanie umownego okresu wypowiedzenia nie zastępuje ważnego powodu, lecz w praktyce znacznie zmniejsza rozmiar potencjalnej szkody, bo zleceniobiorca zachowuje wynagrodzenie do końca tego okresu. Pole „uzasadnienie” w formularzu nie jest obowiązkowe; pełni funkcję dowodową na wypadek sporu. Analizę całego art. 746 k.c. oraz przykłady „ważnych powodów” z orzecznictwa zawiera poradnik wypowiedzenie umowy zlecenia — art. 746 k.c..

Rozliczenie końcowe: minimalna stawka godzinowa i ewidencja godzin

Jeżeli zleceniobiorcą jest osoba fizyczna niewykonująca działalności gospodarczej albo przedsiębiorca niezatrudniający pracowników, do umowy stosuje się ustawę o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Wynagrodzenie za każdą godzinę wykonywania zlecenia nie może być niższe od minimalnej stawki godzinowej, zleceniobiorca nie może się tego prawa zrzec, a przy umowie dłuższej niż miesiąc wypłata następuje co najmniej raz w miesiącu. Aktualną stawkę na dany rok ustala rozporządzenie Rady Ministrów; jej wysokość publikuje m.in. biznes.gov.pl.

Przy końcowym rozliczeniu kluczowa jest ewidencja godzin. Strony określają w umowie sposób potwierdzania liczby godzin; jeśli tego nie zrobiły, zleceniobiorca przedkłada informację o liczbie godzin przed terminem wypłaty. Zleceniodawca będący przedsiębiorcą przechowuje dokumenty potwierdzające liczbę godzin przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne — również po zakończeniu umowy. Kontrolę przestrzegania tych przepisów prowadzi Państwowa Inspekcja Pracy, a wypłacanie wynagrodzenia poniżej stawki minimalnej stanowi wykroczenie.

ZUS ZWUA i PIT-11 — formalności płatnika

• Wyrejestrowanie z ubezpieczeń. Z dniem ustania umowy wygasa tytuł do ubezpieczeń. Zleceniodawca składa formularz ZUS ZWUA w terminie 7 dni od tej daty (art. 36 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Datą wyrejestrowania jest dzień następujący po ostatnim dniu obowiązywania umowy. Formularz można złożyć elektronicznie przez konto płatnika na zus.pl. Jeżeli zgłoszeni byli także członkowie rodziny zleceniobiorcy, wyrejestrowuje się ich razem z nim.
• Ostatnie dokumenty rozliczeniowe. Wynagrodzenie wypłacone po zakończeniu umowy wykazuje się w raporcie imiennym za miesiąc wypłaty, mimo że tytuł już wygasł.
• PIT-11. Za rok, w którym umowa się zakończyła, zleceniodawca sporządza informację PIT-11: do końca stycznia następnego roku przekazuje ją elektronicznie urzędowi skarbowemu, a do końca lutego zleceniobiorcy. Zasady i formularze udostępnia podatki.gov.pl.
• Zaświadczenia na prośbę. Zleceniodawca nie wystawia świadectwa pracy, ale na wniosek zleceniobiorcy wydaje zaświadczenie o okresie wykonywania umowy i podstawie wymiaru składek — dokument wymagany przy rejestracji w urzędzie pracy.

Odbiór sprzętu, dokumentów i sprawozdania

Kodeks cywilny daje zleceniodawcy konkretne narzędzia. Po wcześniejszym rozwiązaniu umowy przyjmujący zlecenie ma złożyć sprawozdanie i wydać wszystko, co przy wykonywaniu zlecenia uzyskał dla dającego zlecenie, choćby działał w imieniu własnym (art. 740 k.c.). Nie wolno mu też używać rzeczy i pieniędzy zleceniodawcy we własnym interesie, a od sum zatrzymanych ponad potrzebę płaci odsetki ustawowe (art. 741 k.c.).

W piśmie wypowiadającym można więc wskazać termin i sposób zwrotu laptopa, kluczy, kart dostępu, dokumentacji oraz przekazania haseł i plików roboczych, a także poprosić o pisemne podsumowanie stanu spraw w toku. Protokół zdawczo-odbiorczy podpisany przez obie strony zamyka ten etap i ogranicza późniejsze spory o to, co zostało zwrócone.

Zakaz konkurencji po zakończeniu zlecenia

Kodeks cywilny nie reguluje zakazu konkurencji przy zleceniu; jego źródłem może być wyłącznie umowa, w granicach swobody kontraktowania (art. 353¹ k.c.). Klauzula musi więc zostać zapisana wcześniej — samo wypowiedzenie jej nie tworzy. Orzecznictwo dopuszcza zakaz konkurencji po ustaniu zlecenia, ale nie jest jednolite co do wymogu odpłatności. W relacjach między przedsiębiorcami sądy zwykle akceptują zakaz bez odrębnego wynagrodzenia, jeżeli był elementem negocjowanej umowy. Im bardziej pozycja zleceniobiorcy przypomina jednak pozycję pracownika, tym większe ryzyko uznania nieodpłatnego, długiego lub szeroko zakreślonego zakazu za sprzeczny z zasadami współżycia społecznego; ocena zawsze zależy od okoliczności konkretnej umowy, a sądy sięgają tu po analogię do Kodeksu pracy, który wymaga odszkodowania za powstrzymywanie się od konkurencji po ustaniu zatrudnienia.

Zleceniodawca, który chce, by zakaz działał po zakończeniu umowy, ma interes w tym, aby jego zakres, czas trwania i ewentualne wynagrodzenie były precyzyjnie opisane, a kara umowna za naruszenie — proporcjonalna, bo podlega sądowemu miarkowaniu (art. 484 § 2 k.c.).

Dane osobowe zleceniobiorcy po zakończeniu umowy

Z chwilą ustania zlecenia odpada podstawa do przetwarzania większości danych osobowych zleceniobiorcy w celu wykonania umowy. Nie oznacza to natychmiastowego usunięcia całej dokumentacji: przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe wymagają przechowywania rachunków, list wypłat, deklaracji i raportów ZUS co do zasady przez pięć lat (liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku lub w którym przekazano dokumenty do ZUS), a dokumenty potwierdzające liczbę godzin — przez trzy lata. Uzasadnieniem dalszego przetwarzania jest też obrona przed roszczeniami, do upływu terminów przedawnienia.

Dane niepotrzebne do tych celów — kopie dokumentów tożsamości, dane kontaktowe osób bliskich, zdjęcia — należy usunąć lub zanonimizować. Jeżeli zleceniobiorca sam przetwarzał dane klientów zleceniodawcy na podstawie umowy powierzenia, zakończenie zlecenia uruchamia jego obowiązek zwrotu lub usunięcia tych danych, co warto potwierdzić w protokole.

Forma i doręczenie — w skrócie

Wypowiedzenie umowy zawartej na piśmie, w formie dokumentowej lub elektronicznej wymaga co najmniej formy dokumentowej (art. 77 § 2 k.c.); umowa może zastrzegać formę surowszą. Okres wypowiedzenia biegnie od chwili, gdy oświadczenie doszło do zleceniobiorcy tak, że mógł się z nim zapoznać (art. 61 § 1 k.c.) — dowód doręczenia jest po stronie zleceniodawcy, dlatego list polecony za potwierdzeniem odbioru lub pokwitowanie na kopii są standardem. Liczenie terminów, nieodebrane przesyłki i doręczenie elektroniczne omawia poradnik doręczenie wypowiedzenia.

Zlecenie a stosunek pracy — ryzyko po stronie zleceniodawcy

Jeżeli zleceniobiorca pracował w miejscu i czasie wyznaczonym przez zleceniodawcę, pod jego kierownictwem i osobiście, umowa może zostać uznana za stosunek pracy niezależnie od nazwy (art. 22 § 1¹ i § 1² Kodeksu pracy). Dla zleceniodawcy oznacza to ryzyko powództwa o ustalenie stosunku pracy, roszczeń o urlop, nadgodziny i odprawy oraz odpowiedzialności za wykroczenie polegające na zawarciu umowy cywilnoprawnej w warunkach stosunku pracy. Wypowiedzenie złożone na podstawie art. 746 k.c. nie usuwa tego ryzyka. Kryteria rozróżnienia i porównanie trybów zakończenia opisuje artykuł rozwiązanie umowy B2B, zlecenia i umowy o pracę.

O tym dokumencie

Zgodne zakończenie zlecenia zaproponowane przez zleceniodawcę

Ten wzór generuje projekt porozumienia o rozwiązaniu umowy zlecenia, który dający zlecenie przedstawia zleceniobiorcy do podpisu. Porozumienie jest umową: obowiązuje dopiero wtedy, gdy obie strony złożą podpisy, i od tej chwili zastępuje — w zakresie zakończenia współpracy — postanowienia pierwotnej umowy. Podstawą jest swoboda kontraktowania z art. 353¹ Kodeksu cywilnego, a nie art. 746 k.c., który dotyczy jednostronnego wypowiedzenia.

Dla zleceniodawcy porozumienie jest narzędziem porządkującym: pozwala w jednym dokumencie zamknąć rozliczenia, odebrać sprzęt i dane, potwierdzić poufność oraz zdjąć z relacji pytanie o „ważny powód”. Jeżeli zleceniobiorca nie zgadza się na rozstanie, pozostaje wypowiedzenie z zachowaniem umownego terminu albo — przy istotnych naruszeniach — wypowiedzenie ze skutkiem natychmiastowym.

Rozstanie bez sporu o „ważny powód”

Gdy zleceniodawca wypowiada odpłatne zlecenie bez ważnego powodu, art. 746 § 1 k.c. nakłada na niego obowiązek naprawienia szkody — poza zwrotem wydatków i zapłatą za wykonane czynności. „Ważny powód” nie jest zdefiniowany, ocenia go sąd na tle konkretnej sprawy, a ciężar wykazania jego istnienia spoczywa na tym, kto się na niego powołuje (art. 6 k.c.). Wiele rozstań ze zleceniobiorcą nie ma jednak dramatycznej przyczyny: kończy się projekt, zmienia się budżet, klient końcowy wycofuje zamówienie. W takich przypadkach jednostronne wypowiedzenie otwiera pole do dyskusji, czy szkoda powstała i w jakiej wysokości.

Porozumienie tę dyskusję zamyka. Nie ma jednostronnego oświadczenia, więc nie ma czego oceniać pod kątem powodu; strony same ustalają, co i kiedy zostanie zapłacone. Ustawowe minimum pozostaje jednak w mocy: wynagrodzenie za czynności już wykonane oraz zwrot wydatków poniesionych w celu należytego wykonania zlecenia (art. 742 k.c.) należą się zleceniobiorcy niezależnie od trybu zakończenia, a porozumienie może je jedynie skonkretyzować — nie odebrać. O tym, jak orzecznictwo rozumie „ważny powód” i kiedy ryzyko odszkodowawcze jest realne: wypowiedzenie umowy zlecenia — art. 746 k.c..

Klauzula wzajemnego zrzeczenia się roszczeń — co obejmuje, a czego nie

Standardowym elementem porozumienia jest oświadczenie, że strony nie mają wobec siebie dalszych roszczeń z tytułu umowy. Prawnie jest to zwolnienie z długu (art. 508 k.c.): wierzyciel zwalnia dłużnika, a dłużnik zwolnienie przyjmuje — obustronny podpis pod porozumieniem spełnia oba wymogi. Klauzula działa jednak tylko w granicach, które warto znać przed jej użyciem:

• Nie obejmuje wynagrodzenia już należnego, jeżeli nie zostało wymienione i rozliczone. Ogólna formuła „brak roszczeń” obok niezapłaconego rachunku prowadzi do sporu o to, czy zleceniobiorca rzeczywiście zrzekł się zapłaty; zrzeczenia ogólne bywają interpretowane wąsko.
• Nie może obniżyć wynagrodzenia poniżej minimalnej stawki godzinowej. Zleceniobiorca objęty ustawą o minimalnym wynagrodzeniu za pracę nie może zrzec się prawa do tej stawki ani przenieść go na inną osobę.
• Nie dotyczy obowiązków publicznoprawnych. Składki na ubezpieczenia, zaliczka na podatek, PIT-11 i wyrejestrowanie z ZUS to obowiązki zleceniodawcy wobec państwa, których strony nie mogą znieść umową.
• Obejmuje roszczenia znane lub możliwe do przewidzenia. Roszczenia, o których strona nie wiedziała i nie mogła wiedzieć przy podpisie (np. wada ujawniona później), często pozostają poza zakresem klauzuli — jeżeli strony chcą objąć również je, muszą to wyraźnie napisać.

Dobrze skonstruowana klauzula wymienia więc najpierw konkretne kwoty i świadczenia, które strony sobie przekazują, a dopiero potem stwierdza, że po ich spełnieniu żadne dalsze roszczenia nie przysługują.

Rozliczenie zaliczek i wydatków

Jeżeli wykonanie zlecenia wymagało wydatków, zleceniodawca miał obowiązek udzielić zaliczki na żądanie zleceniobiorcy (art. 743 k.c.). Przy zakończeniu współpracy zaliczka podlega rozliczeniu w obie strony: kwota niewykorzystana wraca do zleceniodawcy, a wydatki poniesione ponad zaliczkę zleceniodawca zwraca wraz z odsetkami ustawowymi i zwalnia zleceniobiorcę ze zobowiązań zaciągniętych w tym celu we własnym imieniu (art. 742 k.c.). Od sum zatrzymanych ponad potrzebę zleceniobiorca płaci odsetki (art. 741 k.c.), co daje zleceniodawcy podstawę do żądania szybkiego zwrotu.

Porozumienie powinno zawierać zestawienie: wynagrodzenie za wykonane czynności (z podaniem liczby godzin z ewidencji, jeśli stawka jest godzinowa), zaliczki wypłacone, wydatki udokumentowane, saldo do zapłaty i termin płatności. Zestawienie chroni obie strony i jest punktem odniesienia dla klauzuli o braku dalszych roszczeń.

Poufność, dane i sprzęt — protokół zdawczo-odbiorczy

Po rozwiązaniu umowy przyjmujący zlecenie ma złożyć sprawozdanie i wydać wszystko, co uzyskał dla dającego zlecenie (art. 740 k.c.). Porozumienie pozwala uporządkować ten obowiązek w formie protokołu zdawczo-odbiorczego: listy sprzętu, dokumentów, nośników i dostępów, ze wskazaniem daty i osoby odbierającej. Jeżeli zleceniobiorca korzystał z kont w systemach zleceniodawcy, protokół obejmuje także potwierdzenie ich dezaktywacji.

Zobowiązanie do zachowania poufności zwykle ma obowiązywać po zakończeniu umowy — jeśli pierwotna umowa nie mówi tego wyraźnie, porozumienie jest właściwym miejscem, by to potwierdzić wraz z czasem trwania. Gdy zleceniobiorca przetwarzał dane osobowe klientów zleceniodawcy na podstawie umowy powierzenia, zakończenie usług uruchamia jego obowiązek zwrotu lub usunięcia danych i kopii; oświadczenie o wykonaniu tego obowiązku warto włączyć do protokołu. Własne dane zleceniobiorcy zleceniodawca przechowuje po zakończeniu umowy tylko w zakresie wymaganym przez przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe oraz dla obrony przed roszczeniami.

ZUS ZWUA i PIT-11 po porozumieniu

• Wyrejestrowanie z ubezpieczeń. Dzień wskazany w porozumieniu jako dzień rozwiązania umowy jest ostatnim dniem tytułu do ubezpieczeń. Zleceniodawca składa ZUS ZWUA w terminie 7 dni (art. 36 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), z datą wyrejestrowania przypadającą na dzień następny. Formularz można wysłać przez konto płatnika na zus.pl.
• Wypłata po rozwiązaniu. Wynagrodzenie wypłacone po dacie rozwiązania wykazuje się w raporcie za miesiąc wypłaty; składki nalicza się na zasadach obowiązujących dla zakończonej umowy.
• PIT-11. Za rok zakończenia umowy zleceniodawca przekazuje PIT-11 urzędowi skarbowemu do końca stycznia, a zleceniobiorcy do końca lutego następnego roku (podatki.gov.pl).
• Zaświadczenie dla zleceniobiorcy. Jeśli porozumienie przewiduje wydanie zaświadczenia o okresie wykonywania umowy i podstawie wymiaru składek albo referencji, termin ich wydania warto zapisać wprost — zleceniobiorca potrzebuje ich m.in. w urzędzie pracy.

Aneks skracający umowę czy porozumienie rozwiązujące?

Oba dokumenty są umowami zmieniającymi pierwotny stosunek i oba wymagają zgody obu stron. Różnica leży w konstrukcji. Aneks zmienia treść umowy — na przykład skraca czas jej obowiązywania — a umowa wygasa następnie „sama”, z upływem nowego terminu. Porozumienie rozwiązujące kończy umowę wprost, z oznaczoną datą, i zwykle zawiera od razu rozliczenie oraz klauzulę o braku roszczeń. Dla ZUS i urzędu skarbowego skutek jest identyczny: liczy się ostatni dzień trwania umowy.

Aneks bywa wybierany, gdy strony chcą jedynie przesunąć termin zakończenia bez zamykania rozliczeń. Porozumienie jest wygodniejsze, gdy zależy na kompletnym zamknięciu współpracy — i to jego treść generuje ten wzór. Warto unikać mieszania obu form w jednym dokumencie: aneks, który „rozwiązuje” umowę z datą przyszłą, bez rozliczenia, pozostawia otwarte pytania o zaliczki i sprzęt.

Forma i doręczenie — w skrócie

Rozwiązanie za zgodą stron umowy zawartej na piśmie, w formie dokumentowej lub elektronicznej wymaga co najmniej formy dokumentowej (art. 77 § 2 k.c.), a jeżeli umowa zastrzegła formę pisemną pod rygorem nieważności — podpisów własnoręcznych albo kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Porozumienie dochodzi do skutku z chwilą, gdy oświadczenie o przyjęciu projektu dotarło do zleceniodawcy (art. 61 § 1 k.c.). Zleceniodawca przechowuje podpisany egzemplarz wraz z protokołem i zestawieniem rozliczeń. O wymianie dokumentów na odległość i dowodach doręczenia: doręczenie wypowiedzenia i porozumienia.

Porozumienie a ryzyko ustalenia stosunku pracy

Podpisanie porozumienia nie chroni zleceniodawcy przed ustaleniem, że umowa była w rzeczywistości stosunkiem pracy, jeżeli praca była wykonywana pod jego kierownictwem oraz w wyznaczonym miejscu i czasie (art. 22 § 1¹ i § 1² Kodeksu pracy). Klauzula o braku roszczeń nie obejmuje uprawnień pracowniczych, których zleceniobiorca nie był świadomy, a powództwo o ustalenie może wytoczyć także inspektor pracy. Kryteria rozróżnienia i skutki dla obu stron: rozwiązanie umowy B2B, zlecenia i umowy o pracę.

O tym dokumencie

Natychmiastowe zakończenie zlecenia przez dającego zlecenie

Wzór przygotowuje oświadczenie zleceniodawcy o wypowiedzeniu umowy zlecenia bez zachowania okresu wypowiedzenia. Podstawą jest art. 746 § 1 Kodeksu cywilnego, który pozwala dającemu zlecenie wypowiedzieć umowę w każdym czasie, w połączeniu z art. 746 § 3 k.c.: uprawnienia do wypowiedzenia z ważnych powodów nie można wyłączyć ani ograniczyć umownym okresem wypowiedzenia. Jeżeli umowa nie przewiduje okresu wypowiedzenia, dokument działa natychmiast z mocy samego § 1; jeżeli przewiduje — pominięcie okresu jest dopuszczalne przy ważnym powodzie.

Dla zleceniodawcy jest to najbardziej ryzykowny z trzech trybów zakończenia zlecenia, bo jeżeli ważny powód nie zostanie wykazany, wypowiedzenie i tak pozostanie skuteczne, ale powstanie obowiązek naprawienia szkody. Przy braku pilności bezpieczniejsze jest wypowiedzenie z zachowaniem umownego terminu, a przy gotowości zleceniobiorcy do współpracy — porozumienie stron.

„Ważne powody” po stronie zleceniodawcy

Kodeks nie definiuje ważnych powodów; ocenia się je na tle celu umowy i sposobu jej wykonywania. Po stronie dającego zlecenie orzecznictwo i doktryna wskazują przede wszystkim:

• Nienależyte wykonywanie zlecenia. Przyjmujący zlecenie odpowiada za staranność, a nie za rezultat, ale miarą tej staranności jest — przy zawodowym charakterze działalności — staranność profesjonalisty (art. 355 § 2 k.c.). Powtarzające się błędy, niedotrzymywanie terminów, ignorowanie wskazówek zleceniodawcy co do sposobu wykonania (art. 737 k.c.) mogą stanowić ważny powód.
• Powierzenie wykonania osobie trzeciej bez zgody. Zastępca jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy wynika to z umowy, ze zwyczaju albo gdy zleceniobiorca został do tego zmuszony przez okoliczności; w każdym razie ma niezwłocznie zawiadomić zleceniodawcę o osobie zastępcy (art. 738 § 1 k.c.). Samowolne podzlecenie, zwłaszcza przy zleceniu opartym na osobistych kwalifikacjach, podważa zaufanie będące podstawą umowy.
• Naruszenie poufności lub lojalności. Ujawnienie informacji objętych tajemnicą, wykorzystanie danych zleceniodawcy we własnym interesie (art. 741 k.c.), działanie na rzecz konkurenta wbrew umowie.
• Utrata zaufania. Zachowania, które — choć nie zawsze stanowią naruszenie umowy — czynią dalszą współpracę nieracjonalną: nieprawdziwe rozliczenia godzin, zatajenie konfliktu interesów, agresja wobec klientów.
• Odpadnięcie celu zlecenia. Okoliczności niezależne od zleceniobiorcy: cofnięcie zamówienia przez klienta końcowego, likwidacja działu, utrata uprawnień przez samego zleceniodawcę. Są ważnym powodem, ale zleceniodawca nadal ponosi obowiązki rozliczeniowe z § 1.

Nie są ważnym powodem chęć obniżenia kosztów przez zastąpienie zleceniobiorcy tańszym wykonawcą ani zmiana koncepcji projektu bez związku z jakością pracy. W takich wypadkach zleceniodawca może wypowiedzieć umowę, lecz przy zleceniu odpłatnym odpowiada za szkodę. Przegląd linii orzeczniczych: wypowiedzenie umowy zlecenia — art. 746 k.c..

Dokumentowanie naruszeń

Materiał dowodowy warto zbudować przed doręczeniem wypowiedzenia. Zleceniodawcy pomagają zwłaszcza:

1. Pisemne wezwanie do należytego wykonania z opisem uchybień i terminem ich usunięcia. Nie jest warunkiem ustawowym, ale pokazuje, że zleceniobiorca znał zastrzeżenia i miał możliwość reakcji — co wzmacnia ocenę powodu jako „ważnego”.
2. Korespondencja i notatki z dat spotkań, przekazanych wskazówek i odpowiedzi zleceniobiorcy; wiadomości e-mail z zachowanymi nagłówkami.
3. Protokoły odbioru lub raporty jakości dokumentujące błędy oraz ich skutki (reklamacje klientów, koszty poprawek).
4. Ewidencja godzin wymagana przy umowach objętych ustawą o minimalnym wynagrodzeniu za pracę — porównanie zgłoszonych godzin ze stanem faktycznym bywa kluczowe przy zarzucie nieprawdziwych rozliczeń.
5. Dowody podzlecenia lub naruszenia poufności: informacje od klientów, logi dostępu, publikacje.

W samym piśmie powód należy wskazać konkretnie — daty, zdarzenia, odesłanie do wcześniejszych wezwań — bez ocen personalnych. Zbyt ogólne „utrata zaufania” bez faktów jest w sporze trudne do obrony.

Rozliczenie według art. 746 § 1 k.c. — także przy skutku natychmiastowym

Natychmiastowe wypowiedzenie nie zwalnia zleceniodawcy z obowiązków majątkowych wobec zleceniobiorcy. Niezależnie od przyczyny dający zlecenie ma zwrócić wydatki poniesione w celu należytego wykonania zlecenia wraz z odsetkami ustawowymi i zwolnić zleceniobiorcę ze zobowiązań zaciągniętych w tym celu (art. 742 k.c.), a przy zleceniu odpłatnym zapłacić część wynagrodzenia odpowiadającą dotychczasowym czynnościom. Wynagrodzenie za każdą godzinę nie może być niższe od minimalnej stawki godzinowej, jeżeli zleceniobiorca podlega ustawie o minimalnym wynagrodzeniu; aktualną stawkę publikuje m.in. biznes.gov.pl.

Jeżeli nienależyte wykonanie zlecenia wyrządziło zleceniodawcy szkodę, może on dochodzić jej naprawienia na zasadach ogólnych (art. 471 k.c.) i — gdy obie wierzytelności są wymagalne — potrącić ją z wynagrodzenia należnego zleceniobiorcy (art. 498 k.c.). Potrącenie wymaga oświadczenia i precyzyjnego określenia kwoty; nie jest nim samo „wstrzymanie wypłaty”. Wynagrodzenie do wysokości minimalnej stawki godzinowej wymaga tu szczególnej ostrożności, bo prawo do niego jest niezbywalne.

Ryzyko sporu o „ważny powód” i ciężar dowodu

Zgodnie z art. 6 k.c. ciężar udowodnienia faktu spoczywa na tym, kto z niego wywodzi skutki prawne. Jeżeli zleceniobiorca pozwie o odszkodowanie z art. 746 § 1 k.c., to zleceniodawca będzie wykazywać, że wypowiedzenie miało ważny powód — bo to on chce uniknąć obowiązku odszkodowawczego. Zleceniobiorca musi natomiast udowodnić wysokość szkody: zwykle wynagrodzenia, które uzyskałby do końca umowy lub do upływu umownego okresu wypowiedzenia, pomniejszonego o oszczędności i zarobki z innych źródeł (art. 361 § 2 k.c.).

Scenariusz przegranego sporu jest przewidywalny: sąd uznaje wypowiedzenie za skuteczne (umowa i tak się skończyła), lecz zasądza odszkodowanie. Dlatego zleceniodawca, który nie ma solidnych dowodów, często ogranicza ryzyko, dodając do pisma alternatywę — wskazanie, że gdyby sąd nie podzielił oceny co do ważnego powodu, wypowiedzenie wywołuje skutek z upływem umownego okresu wypowiedzenia. Innym sposobem jest zaproponowanie porozumienia z rozliczeniem obejmującym część wynagrodzenia za okres wypowiedzenia.

Wypowiedzenie, odstąpienie, kara umowna — czym się różnią

Wypowiedzenie działa tylko na przyszłość: to, co zostało wykonane i rozliczone, pozostaje w mocy, a strony rozliczają się według art. 746 § 1 k.c. Odstąpienie ma skutek wsteczny i wymaga odrębnej podstawy — umownego prawa odstąpienia z oznaczonym terminem albo przepisu ustawy; przy usługach świadczonych w czasie jego zastosowanie jest problematyczne, bo nie da się „zwrócić” wykonanej pracy. Kara umowna zastrzeżona w umowie może towarzyszyć wypowiedzeniu, jeżeli dotyczy konkretnego naruszenia (np. podzlecenia bez zgody, złamania poufności), ale nie może zastępować dowodu ważnego powodu ani sankcjonować samego wypowiedzenia.

Forma i doręczenie — w skrócie

Także przy trybie natychmiastowym obowiązuje reguła z art. 77 § 2 k.c.: jeżeli umowę zawarto na piśmie, w formie dokumentowej albo elektronicznej, wypowiedzenie musi mieć co najmniej formę dokumentową, a umowa może wymagać formy pisemnej. Przy skutku natychmiastowym chwila doręczenia (art. 61 § 1 k.c.) wyznacza jednocześnie koniec umowy, ostatni dzień tytułu do ubezpieczeń i początek 7-dniowego terminu na ZUS ZWUA — dlatego zleceniodawca ma interes w doręczeniu osobistym za pokwitowaniem albo listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, a przy formie elektronicznej w potwierdzeniu odczytu. Postępowanie z nieodebraną przesyłką i doręczenie pełnomocnikowi: doręczenie wypowiedzenia.

Zlecenie a umowa o pracę — dlaczego to ma znaczenie przy trybie natychmiastowym

Jeżeli zleceniobiorca w rzeczywistości pracował pod kierownictwem zleceniodawcy, w wyznaczonym miejscu i czasie, sąd może ustalić istnienie stosunku pracy (art. 22 § 1¹ i § 1² Kodeksu pracy). Natychmiastowe wypowiedzenie zostanie wówczas ocenione według rygorów rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika — z wymogiem ciężkiego naruszenia, miesięcznym terminem, konsultacją związkową i roszczeniami o przywrócenie lub odszkodowanie — a zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach stosunku pracy jest wykroczeniem ściganym przez inspekcję pracy. Kryteria i konsekwencje: rozwiązanie umowy B2B, zlecenia i umowy o pracę.