Rozwiązanie umowy o dzieło za porozumieniem stron — z inicjatywy wykonawcy

O tym dokumencie

Kiedy zakończenie proponuje przyjmujący zamówienie

Twórca albo rzemieślnik rzadko rezygnuje ze zlecenia bez powodu. Trzy powody powtarzają się najczęściej. Najpierw brak współdziałania po drugiej stronie: nie ma decyzji, nie ma akceptacji makiety, nie ma dostępu do serwera, nie ma odpowiedzi na trzy kolejne maile — a bez tego dzieła nie sposób ukończyć. Potem rozjeżdżający się zakres: zamówienie rosło przy każdej rozmowie, cena została ta sama, a dalsza praca oznacza pracę poniżej kosztów. Wreszcie brak materiału albo zaliczki na materiał, bez których nie da się nawet zacząć.

W każdym z tych układów da się teoretycznie odstąpić jednostronnie, ale każde takie odstąpienie da się też podważyć. Zgodne rozwiązanie umowy jest szybsze i pozwala od razu zapisać to, co dla wykonawcy najważniejsze: kwotę do zapłaty, termin przelewu i granicę własnej odpowiedzialności za to, co zostało zrobione.

Zapłata za wykonany etap i zwrot poniesionych kosztów

Wynagrodzenie z umowy o dzieło jest wynagrodzeniem za rezultat, a nie za nakład pracy — i to przy przerwanym zleceniu działa przeciwko wykonawcy. Dopóki dzieło nie zostało oddane, wynagrodzenie w ogóle nie jest wymagalne (art. 642 § 1 Kodeksu cywilnego), chyba że umowa przewidywała oddawanie częściami. Porozumienie jest jedynym momentem, w którym można to przestawić bez procesu, dlatego żądanie warto rozbić na dwie osobne pozycje.

1. Wynagrodzenie za etap zakończony. Podstawą bywa harmonogram, kamienie milowe albo pozycje kosztorysu; kluczowe jest nazwanie konkretnego rezultatu, który wykonawca przekazuje. Kwota liczona „od procentu zaawansowania” bez wskazania rezultatu bywa kwestionowana.
2. Zwrot kosztów rzeczywiście poniesionych. Zakupione płótno, licencje na fonty, wynajęte studio, zamówiony u podwykonawcy element, opłacona podróż na oględziny. Te pozycje nie są częścią wynagrodzenia i mogą podlegać zwrotowi obok niego — o ile zostaną wyliczone i udokumentowane.
3. Zaliczka już otrzymana. Dokument powinien wprost stwierdzać, że wykonawca zatrzymuje ją w całości albo w części, i wskazywać kwotę różnicy. Milczenie w tym punkcie zostawia otwartą furtkę do żądania zwrotu.
4. Wynagrodzenie za gotowość. Jeżeli powodem przerwania jest przeszkoda po stronie zamawiającego, w tle stoi art. 639 k.c. Nawet bez powołania tego przepisu w dokumencie jest to najmocniejszy argument w rozmowie o wysokości kwoty.

Materiały, narzędzia i to, co pozostaje przy wykonawcy

Materiał kupiony przez wykonawcę pozostaje jego własnością do chwili, w której własność przejdzie wraz z wydaniem dzieła — a przerwane dzieło nie zostało wydane. Zamawiający co do zasady nie ma więc podstawy, by żądać wydania półproduktów wykonanych z materiału wykonawcy, jeżeli za nie nie zapłacił. Odwrotnie wygląda sytuacja materiału powierzonego: ten trzeba rozliczyć rachunkiem i zwrócić w części niezużytej (art. 633 k.c.), a ryzyko jego przypadkowej utraty i tak spoczywa na tym, kto go dostarczył (art. 641 § 1 k.c.). Narzędzia, oprzyrządowanie, szablony i skrypty pomocnicze zostają przy wykonawcy zawsze — chyba że umowa mówiła co innego. Porozumienie powinno wymieniać, co zostaje wydane i co wykonawca zabiera, bo przy odbiorze na miejscu spory o „to i tak jest nasze” pojawiają się natychmiast.

Jeżeli zamawiający nie podpisze: art. 640 i art. 639 k.c.

Wykonawca nie jest bezradny. Ma własną, jednostronną ścieżkę wyjścia, tylko obwarowaną procedurą — i warto ją znać jeszcze przed złożeniem propozycji porozumienia, bo świadomość alternatywy zmienia przebieg negocjacji.

Art. 640 k.c. wymaga wezwania: trzeba wskazać oczekiwane zachowanie, wyznaczyć realny termin i wprost zapowiedzieć odstąpienie po jego upływie. Odstąpienie bez tego kroku jest bezskuteczne, a wykonawca, który tymczasem przestał pracować, sam popada w zwłokę. Art. 639 k.c. działa niezależnie: to on pozwala żądać wynagrodzenia, choć dzieła nie ma, jeżeli wykonawca był gotów je wykonać i doznał przeszkody z przyczyn dotyczących zamawiającego. Szczegóły obu trybów rozkłada poradnik odstąpienie od umowy o dzieło, a dowodzeniu doręczenia pisma poświęcony jest tekst o doręczeniu wypowiedzenia.

Protokół przekazania prac w toku

Porozumienie ustala pieniądze, protokół ustala fakty. Bez niego po kilku miesiącach nikt nie odtworzy, co dokładnie zostało przekazane i w jakim stanie — a to na wykonawcy spoczywa ciężar wykazania, że świadczenie spełnił. Sporządza się go w dwóch egzemplarzach, podpisuje razem z zamawiającym i wymienia w nim kolejno:

• Datę i miejsce przekazania oraz osoby uczestniczące ze wskazaniem funkcji.
• Listę wydawanych rezultatów — nazwy plików wraz z formatami i sumami kontrolnymi, liczba egzemplarzy, opis elementów fizycznych, zakres udzielonych dostępów.
• Stan zaawansowania opisany rzeczowo: co jest ukończone, co rozpoczęte, czego nie zaczęto i dlaczego.
• Zastrzeżenia stron, jeśli są. Zapisany brak zastrzeżeń jest wart więcej niż milczenie protokołu.
• Rozliczenie materiału powierzonego ze wskazaniem ilości zużytej i zwracanej.

Zabezpieczenie przed późniejszym roszczeniem o wady

Największym ryzykiem wykonawcy po zakończeniu współpracy nie jest brak zapłaty za etap, lecz telefon po pół roku: „to, co pan zrobił, nie działa”. Reżim rękojmi przy sprzedaży stosuje się do wad dzieła odpowiednio (art. 638 § 1 k.c.), a fragment wydany w ramach przerwanej umowy bywa oceniany tak, jakby miał być całością — mimo że nikt go nie kończył. Porozumienie to jedyny moment, w którym można tę granicę narysować.

• Zapis o niedokończonym dziele. Jedno zdanie, że strony wydają i odbierają prace w toku, których stan odpowiada opisowi w protokole, przenosi ciężar oceny na dzień podpisania.
• Oświadczenie o braku zastrzeżeń. Oświadczenie zamawiającego, że nie zgłasza zastrzeżeń do przekazanego zakresu, jest w praktyce silniejsze niż jakakolwiek klauzula wyłączająca odpowiedzialność.
• Granica odpowiedzialności za dokończenie. Jeżeli fragment ma dokończyć kto inny, warto wyłączyć odpowiedzialność za skutki zmian wprowadzonych po dniu rozwiązania — bez tego wykonawca odpowiada za cudzą przeróbkę.
• Klauzula braku dalszych roszczeń działa w obie strony. Zamyka żądania zamawiającego o kary umowne i odszkodowanie za nieukończenie dzieła. Wykreślenie jej „na wszelki wypadek” pozbawia wykonawcę najlepszej tarczy, jaką daje mu ten dokument.
• Dwuletnie przedawnienie działa symetrycznie. Dwuletni termin z art. 646 k.c., liczony od dnia, w którym dzieło miało być oddane, obejmuje zarówno żądanie zapłaty, jak i pretensje drugiej strony.

Termin zapłaty i odsetki

Kwota bez terminu jest obietnicą, nie roszczeniem wymagalnym. Dokument powinien wskazywać konkretną datę albo liczbę dni od podpisania oraz numer rachunku. Od dnia następnego po upływie tego terminu należą się odsetki ustawowe za opóźnienie (art. 481 § 1 i § 2 k.c.) — z mocy prawa, bez wezwania i niezależnie od tego, czy porozumienie o nich wspomina. Jeżeli obie strony są przedsiębiorcami, w transakcji handlowej stosuje się wyższe odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych i przysługuje zryczałtowana rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Warto też uzgodnić, jaki dokument zostanie wystawiony — rachunek przy umowie zawieranej prywatnie, fakturę przy prowadzonej działalności — bo brak tego ustalenia bywa pretekstem do wstrzymania przelewu.

Podstawy prawne

• Art. 353¹ k.c. — swoboda kształtowania treści zobowiązania. Skoro strony mogły umowę zawrzeć, mogą ją także zgodnie rozwiązać i samodzielnie ustalić warunki rozliczenia.
• Art. 77 § 2 k.c. — rozwiązanie umowy zawartej pisemnie, dokumentowo lub elektronicznie wymaga co najmniej formy dokumentowej; wymiana podpisanych skanów ten wymóg spełnia.
• Art. 632 § 2 k.c. — ryczałt wiąże, ale nieprzewidywalna zmiana stosunków grożąca rażącą stratą pozwala domagać się przed sądem jego podwyższenia albo rozwiązania umowy. Jednostronne pismo takiego skutku nie wywoła, dlatego przy ryczałcie porozumienie bywa szybszym wyjściem niż proces.
• Art. 633 i art. 634 k.c. — powierzony materiał podlega rozliczeniu rachunkiem, a jego niewykorzystana część wraca do zamawiającego; o okolicznościach utrudniających prawidłowe wykonanie dzieła trzeba zawiadamiać bez zwłoki, i obowiązek ten trwa aż do dnia rozwiązania umowy.
• Art. 639 k.c. — zamawiający nie może odmówić zapłaty wynagrodzenia mimo niewykonania dzieła, jeżeli przyjmujący zamówienie był gotów je wykonać, lecz doznał przeszkody z przyczyn dotyczących zamawiającego.
• Art. 640 k.c. — przy braku potrzebnego współdziałania zamawiającego wykonawca może wyznaczyć mu odpowiedni termin z zagrożeniem odstąpieniem, a po bezskutecznym upływie tego terminu od umowy odstąpić.
• Art. 641 k.c. — strata przypadkowa dotyka tego, od kogo materiał pochodzi; jeżeli dzieło przepadło z powodu wadliwości materiału zamawiającego albo jego wskazówek, wynagrodzenie za wykonaną pracę pozostaje należne pod warunkiem uprzedniego ostrzeżenia.
• Art. 642 § 1 i § 2 k.c. — ustawowy termin zapłaty wiąże się z oddaniem dzieła, a przy świadczeniach częściowych — z oddaniem każdej części. Jest to jednak reguła dyspozytywna: porozumienie może ustanowić własną datę płatności i wtedy o wymagalności decyduje ona.
• Art. 481 § 1 i § 2 k.c. — opóźnienie w zapłacie uruchamia odsetki niezależnie od woli stron i bez potrzeby zastrzegania ich w porozumieniu; wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie wynika z ustawy, a strony mogą ją jedynie podwyższyć.
• Art. 638 § 1 i art. 646 k.c. — do wad dzieła stosuje się odpowiednio reżim rękojmi przy sprzedaży, a wszystkie roszczenia z tej umowy gasną po dwóch latach; podpisanie porozumienia tego terminu nie wydłuża.
• Art. 41 ust. 2 i art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych — bez wyraźnego postanowienia wskazującego pola eksploatacji i bez formy pisemnej autorskie prawa majątkowe pozostają przy twórcy.

Rachunek, podatek i ZUS oczami wykonawcy

• Zgłoszenie do ZUS obciąża drugą stronę. Formularz ZUS RUD składa zamawiający w terminie 7 dni od zawarcia umowy (art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) i tylko on może go później poprawić w portalu eZUS. Po stronie wykonawcy nie ma tu żadnego obowiązku, a samego rozwiązania umowy nie zgłasza nikt. Zakres i sposób złożenia formularza opisuje zus.pl.
• Cena braku składek. Umowa o dzieło nie obciąża wykonawcy składkami, ale też nie daje mu z tego tytułu ani zasiłku chorobowego, ani ubezpieczenia zdrowotnego, ani jednego dnia okresu składkowego. Wyjątkiem jest dzieło wykonywane dla własnego pracodawcy — wtedy przychód wchodzi do podstawy wymiaru składek z etatu.
• Rachunek albo faktura. Przy umowie zawartej prywatnie wystawia się rachunek, przy prowadzonej działalności — fakturę. Dokument warto wystawić z datą wynikającą z porozumienia, bo to on uruchamia bieg terminu zapłaty przyjętego w dokumencie.
• Koszty uzyskania przychodu. Domyślnie 20% przychodu. Podwyższone 50% obejmuje wyłącznie honorarium za rozporządzenie prawami autorskimi i tylko w tej części, w jakiej prawa są rzeczywiście przenoszone — przy dziele przerwanym oznacza to konieczność wyodrębnienia kwoty honorarium w porozumieniu. Zestawienie stawek i formularzy udostępnia podatki.gov.pl.
• Kto pobiera zaliczkę na podatek. Gdy zamawiającym jest firma, jest ona płatnikiem i wystawia PIT-11. Gdy jest nim osoba prywatna, płatnika nie ma i wykonawca wykazuje przychód samodzielnie w zeznaniu rocznym jako przychód z innych źródeł. Praktyczne omówienie obu wariantów prowadzi biznes.gov.pl.

Najczęstsze pytania

Inne wzory

• Umowa o dzieło

  Dzieło — odstąpienie przez wykonawcę

  Ścieżka jednostronna, gdy zamawiający nie podpisze porozumienia: wezwanie do współdziałania, odpowiedni termin, art. 640 k.c.

  Otwórz wzór →
• Umowa o dzieło

  Dzieło — porozumienie stron (zamawiający)

  Wersja dla strony zamawiającej — inny punkt widzenia na kwotę, inne ryzyka po podpisaniu i akcent na wydanie rezultatów.

  Otwórz wzór →
• Umowa zlecenia

  Zlecenie — zleceniobiorca, porozumienie stron

  Gdy współpraca była w istocie starannym działaniem, a nie dziełem — zgodne zakończenie zlecenia.

  Otwórz wzór →
• Poradnik

  Jak doręczyć pismo drugiej stronie

  Dowód nadania, zwrotka, e-mail i skutki z art. 61 § 1 k.c. — czyli jak nie przegrać sporu o datę.

  Przeczytaj →

Treść informacyjna, stan prawny: wrzesień 2026 r. Serwis nie świadczy pomocy prawnej.