O tym dokumencie
Kiedy stosować ten wzór
Wypowiedzenie składane przez pracodawcę jest formalnie trudniejsze niż wypowiedzenie pracownika: poza samym oświadczeniem woli wymaga uzasadnienia, pouczenia o prawie odwołania do sądu pracy, a w niektórych przypadkach także konsultacji ze związkiem zawodowym. Braki formalne są najczęstszą przyczyną przegranych spraw pracowniczych.
Od 26 kwietnia 2023 r. obowiązek podania przyczyny dotyczy nie tylko umów na czas nieokreślony, ale również umów na czas określony. Wyjątkiem pozostaje umowa na okres próbny — jej wypowiedzenie nie wymaga uzasadnienia.
Okresy wypowiedzenia
| Rodzaj umowy i staż u danego pracodawcy | Okres wypowiedzenia |
|---|---|
| Okres próbny nie dłuższy niż 2 tygodnie | 3 dni robocze |
| Okres próbny dłuższy niż 2 tygodnie, krótszy niż 3 miesiące | 1 tydzień |
| Okres próbny 3 miesiące | 2 tygodnie |
| Umowa na czas określony lub nieokreślony — zatrudnienie krócej niż 6 miesięcy | 2 tygodnie |
| Zatrudnienie co najmniej 6 miesięcy | 1 miesiąc |
| Zatrudnienie co najmniej 3 lata | 3 miesiące |
Do stażu wlicza się wszystkie okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy, także te przerwane, a przy przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę — również okres pracy u poprzednika (art. 36 § 1 i art. 36 § 11 Kodeksu pracy).
Uzasadnienie — jak je sformułować
Przyczyna musi być prawdziwa, konkretna i zrozumiała dla pracownika. Ogólniki typu „utrata zaufania”, „niespełnianie oczekiwań” czy „restrukturyzacja” bez wyjaśnienia są w orzecznictwie uznawane za wadliwe.
| Zamiast | Napisz |
|---|---|
| Utrata zaufania | Nieprzekazanie raportów sprzedaży za marzec i kwiecień 2026 r. mimo dwóch pisemnych przypomnień z 5 i 19 maja 2026 r. |
| Reorganizacja | Likwidacja stanowiska specjalisty ds. rozliczeń w związku z połączeniem działu rozliczeń i księgowości od 1 lipca 2026 r. |
| Nieodpowiednie wyniki | Realizacja planu sprzedaży na poziomie 41% w I kwartale 2026 r. przy średniej zespołu 96%. |
Zasada praktyczna: przyczyna wskazana w piśmie wyznacza granice sporu sądowego. Pracodawca nie może później powołać się na inne okoliczności, a sąd bada wyłącznie te wskazane w wypowiedzeniu.
Kogo nie można zwolnić
Przed wysłaniem pisma sprawdź, czy pracownik nie jest objęty ochroną:
- ochrona przedemerytalna — 4 lata przed osiągnięciem wieku emerytalnego (art. 39 k.p.),
- ciąża i urlop macierzyński / rodzicielski (art. 177 k.p.),
- usprawiedliwiona nieobecność — zwolnienie lekarskie, urlop wypoczynkowy (art. 41 k.p.); wypowiedzenie doręczone w tym czasie jest wadliwe,
- członkowie zarządów związków zawodowych, społeczni inspektorzy pracy, członkowie rad pracowniczych,
- pracownicy w okresie obniżonego wymiaru czasu pracy po urlopie rodzicielskim.
Jeżeli w zakładzie działa organizacja związkowa, a pracownik jest jej członkiem lub korzysta z jej obrony, pracodawca ma obowiązek zawiadomić ją o zamiarze wypowiedzenia i podać przyczynę (art. 38 k.p.). Związek ma 5 dni na zastrzeżenia; jego opinia nie jest wiążąca, ale brak konsultacji czyni wypowiedzenie wadliwym.
Pouczenie o odwołaniu do sądu pracy
Wypowiedzenie musi zawierać informację o prawie odwołania: pracownik ma 21 dni od doręczenia pisma na złożenie pozwu do sądu pracy (art. 264 § 1 k.p.). Brak pouczenia nie unieważnia wypowiedzenia, ale pozwala pracownikowi wnieść odwołanie po terminie — sąd niemal zawsze przywraca termin, jeśli pracodawca nie pouczył.
W formularzu pouczenie jest domyślnie włączone; możesz je wyłączyć, jeśli stosujesz własną formułę.
Obowiązki w okresie wypowiedzenia
- Urlop. Pracodawca może jednostronnie zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego i bieżącego urlopu w okresie wypowiedzenia (art. 1671 k.p.).
- Zwolnienie na poszukiwanie pracy. Przy 2-tygodniowym lub 1-miesięcznym okresie — 2 dni, przy 3-miesięcznym — 3 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (art. 37 k.p.).
- Świadectwo pracy. W dniu rozwiązania stosunku pracy, a gdy to niemożliwe — w ciągu 7 dni (art. 97 § 1 k.p.).
- Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy. Możliwe za porozumieniem lub jednostronnie, z zachowaniem wynagrodzenia (art. 362 k.p.).
- Skrócenie okresu wypowiedzenia. Przy 3-miesięcznym okresie i likwidacji lub upadłości pracodawcy — do 1 miesiąca, z odszkodowaniem za pozostałą część (art. 361 k.p.).
Jeśli zwalniasz z przyczyn niedotyczących pracownika, a zatrudniasz co najmniej 20 osób, sprawdź ustawę o zwolnieniach grupowych — może przysługiwać odprawa (od 1 do 3 miesięcznych wynagrodzeń).
Najczęstsze pytania
Czy przy umowie na czas określony trzeba podać przyczynę?
Tak. Od 26 kwietnia 2023 r. obowiązek uzasadnienia obejmuje również umowy na czas określony. Wyjątkiem jest umowa na okres próbny.
Czy pracownik może odmówić przyjęcia wypowiedzenia?
Nie ma to znaczenia prawnego. Liczy się możliwość zapoznania się z pismem. Odmowę odbioru warto opisać w notatce z udziałem świadka albo wysłać pismo listem poleconym.
Czy można wypowiedzieć umowę na zwolnieniu lekarskim?
Nie. W czasie usprawiedliwionej nieobecności obowiązuje zakaz z art. 41 k.p. Wypowiedzenie doręczone w tym okresie jest wadliwe i podlega zaskarżeniu.
Ile czasu ma pracownik na odwołanie?
21 dni od doręczenia wypowiedzenia (art. 264 § 1 k.p.). Sąd może żądać przywrócenia do pracy albo przyznać odszkodowanie.
Czy trzeba konsultować wypowiedzenie ze związkiem zawodowym?
Tak, jeśli pracownik jest członkiem organizacji związkowej albo zwrócił się do niej o obronę. Związek ma 5 dni na zastrzeżenia; opinia nie jest wiążąca, ale brak konsultacji stanowi naruszenie art. 38 k.p.
Czy pracownikowi przysługuje odprawa?
Przy zwolnieniach z przyczyn niedotyczących pracownika u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 osób — tak, w wysokości od 1 do 3 miesięcznych wynagrodzeń, zależnie od stażu.
Inne wzory
-
Umowa o pracę
Pracownik — za wypowiedzeniem
Standardowa rezygnacja z pracy. Umowa rozwiązuje się po upływie okresu wypowiedzenia, a pracownik nie musi podawać powodu.
Otwórz wzór → -
Umowa o pracę
Pracownik — porozumienie stron
Wniosek o rozstanie w dowolnym, ustalonym terminie. Skutkuje tylko wtedy, gdy pracodawca się zgodzi.
Otwórz wzór → -
Umowa o pracę
Pracownik — z winy pracodawcy
Tryb natychmiastowy z art. 55 § 1¹ Kodeksu pracy. Wymaga uzasadnienia i daje prawo do odszkodowania.
Otwórz wzór → -
Umowa o pracę
Pracodawca — porozumienie stron
Propozycja rozstania w ustalonym dniu, bez okresu wypowiedzenia i bez obowiązku uzasadnienia.
Otwórz wzór →
Treść informacyjna, stan prawny: sierpień 2026 r. Serwis nie świadczy pomocy prawnej.