Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron — propozycja pracodawcy

O tym dokumencie

Dlaczego pracodawcy proponują porozumienie

Porozumienie stron jest dla pracodawcy najbezpieczniejszym sposobem zakończenia zatrudnienia. Nie wymaga uzasadnienia, nie podlega ochronie z art. 39 i 41 Kodeksu pracy, nie wymaga konsultacji ze związkiem zawodowym, a jego skuteczne zakwestionowanie jest trudne: pracownik, który podpisał zgodę, może w praktyce powoływać się jedynie na wady oświadczenia woli.

Cena tej pewności: pracownik musi się zgodzić. Dokument generowany na tej stronie jest więc propozycją z miejscem na jego oświadczenie.

Kiedy warto zaproponować porozumienie

• Pracownik jest objęty ochroną (wiek przedemerytalny, ciąża, zwolnienie lekarskie), a strony i tak chcą się rozstać.
• Strony chcą uniknąć sporu o przyczynę wypowiedzenia.
• Liczy się szybki termin — porozumienie może rozwiązać umowę nawet z dniem podpisania.
• Rozstanie jest częścią szerszych ustaleń: odprawa, zwrot sprzętu, zakaz konkurencji, wzajemne zrzeczenie się roszczeń.
• Pracodawca redukuje zatrudnienie i chce zaproponować pakiet odejściowy zamiast procedury zwolnień grupowych dla części osób.

Co zapisać w propozycji

1. datę i miejscowość,
2. dane pracodawcy i pracownika,
3. wskazanie umowy (data zawarcia, numer, stanowisko),
4. proponowany dzień rozwiązania umowy,
5. podstawę prawną: art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy,
6. termin na odpowiedź (generator wpisuje 7 dni),
7. miejsce na zgodę albo odmowę pracownika i podpisy.

Kwestie dodatkowe — odprawa, ekwiwalent za urlop, zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy do dnia rozwiązania, zwrot laptopa i telefonu, dalsze obowiązywanie klauzuli poufności — można opisać w polu uzasadnienia albo w odrębnym porozumieniu. Nie warto zostawiać ich w sferze ustnych obietnic.

Jak prowadzić rozmowę

Formalna poprawność nie zastąpi przygotowania rozmowy. Kilka zasad, które zmniejszają ryzyko sporu:

• Presja czasowa działa przeciwko pracodawcy. „Podpisz teraz albo dostaniesz dyscyplinarkę” to najkrótsza droga do zarzutu groźby bezprawnej i próby uchylenia się od skutków oświadczenia.
• Czas do namysłu — wystarczy dzień lub dwa; warto zapisać go w piśmie.
• Wszystkie ustalenia na piśmie, także te korzystne dla pracownika.
• Porozumienie nie jest obowiązkowe i nie warto sugerować, że jest inaczej. Pracownik ma prawo odmówić i wtedy pozostaje standardowa procedura wypowiedzenia — z uzasadnieniem i pouczeniem.

Co, jeśli pracownik odmówi

Odmowa nie zamyka sprawy. Pracodawca może:

1. wypowiedzieć umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia — z uzasadnieniem i pouczeniem o odwołaniu (wzór dla pracodawcy jest w tym serwisie),
2. zaproponować inny termin lub inne warunki rozstania,
3. pozostawić stosunek pracy bez zmian.

Warto pamiętać, że sama propozycja porozumienia nie wywołuje żadnych skutków prawnych — nie skraca okresu wypowiedzenia i nie przerywa biegu terminów.

Czego porozumienie nie omija

Porozumienie zdejmuje z pracodawcy obowiązek wskazania przyczyny (art. 30 § 4 k.p.), konsultacji ze związkiem zawodowym i pouczenia o prawie odwołania. Nie zwalnia natomiast z niczego, co dzieje się po dniu rozwiązania umowy — a właśnie tam powstaje większość późniejszych roszczeń i kar z kontroli.

Obowiązek wyrejestrowania wynika z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych; formularze i terminy opisuje zus.pl, a zasady przekazywania PIT-11 — podatki.gov.pl. Jeżeli pracownik ma niewykorzystany urlop, a ma go wybrać przed rozstaniem, trzeba ustalić to w porozumieniu: jednostronne udzielenie urlopu dotyczy okresu wypowiedzenia, którego przy tym trybie po prostu nie ma. To samo dotyczy zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy do dnia rozwiązania — przy porozumieniu jest to element umowy, a nie uprawnienie pracodawcy.

Odprawa. Największe nieporozumienie w tym trybie. Ustawa o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników obejmuje pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników i przewiduje odprawę (art. 8) także przy zwolnieniach indywidualnych (art. 10), gdy wyłączną przyczyną rozstania są okoliczności niedotyczące pracownika. Zgoda pracownika na porozumienie nie zmienia tej przyczyny — jeśli inicjatywa wyszła od pracodawcy i chodzi o reorganizację lub redukcję etatów, roszczenie o odprawę może być zasadne mimo nazwy trybu. Wysokość odprawy zależy od stażu u danego pracodawcy: jedno-, dwu- albo trzymiesięczne wynagrodzenie (przy stażu odpowiednio krótszym niż 2 lata, od 2 do 8 lat i dłuższym niż 8 lat), nie więcej niż 15-krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Druga pułapka dotyczy skali. Rozwiązania umów na mocy porozumienia stron zawarte z inicjatywy pracodawcy wlicza się do liczby zwolnień decydującej o zastosowaniu procedury zwolnień grupowych, jeżeli dotyczą co najmniej 5 pracowników. Zamiana wypowiedzeń na porozumienia nie jest więc sposobem na obejście obowiązków konsultacyjnych i informacyjnych przy większej redukcji.

Jak sformułować propozycję, żeby nie stała się wypowiedzeniem

Kodeks pracy wymienia rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron w art. 30 § 1 pkt 1, a wypowiedzenie w pkt 2. To dwa odrębne tryby, a pismo ocenia się według treści, nie według tytułu. Stąd praktyczna reguła: propozycja musi brzmieć jak propozycja.

Sformułowania bezpieczne:

• tytuł: „Propozycja rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron”,
• „Proponuję rozwiązanie umowy o pracę zawartej 1 marca 2023 r. na mocy porozumienia stron z dniem 30 września 2026 r.”,
• „Proszę o pisemne stanowisko w terminie 7 dni od otrzymania pisma”,
• „Brak odpowiedzi oznacza, że porozumienie nie zostało zawarte”.

Sformułowania ryzykowne:

• „Rozwiązuję z Panem umowę o pracę za porozumieniem stron” — jednostronne „rozwiązuję” w piśmie bez przyczyny i bez pouczenia bywa czytane jako wadliwe wypowiedzenie, a wtedy pracownik ma 21 dni na odwołanie i mocne argumenty; zasady liczenia tego terminu opisujemy w tekście o odwołaniu do sądu pracy w 21 dni,
• „Umowa rozwiąże się z dniem 30 września, a w razie braku zgody — z upływem okresu wypowiedzenia” — jedno pismo nie może zawierać dwóch trybów i dwóch dat rozwiązania,
• data rozwiązania wpisana wstecz albo termin „do ustalenia”.

Jeżeli pracownik odmówi, wypowiedzenie składa się osobnym pismem — z przyczyną, pouczeniem i, gdy trzeba, po konsultacji związkowej. Warto wtedy zadbać o dowód wręczenia lub wysyłki: praktyczne warianty opisujemy w tekście doręczenie wypowiedzenia.

Dobrowolność zgody i ciężar dowodu

W tym trybie cała konstrukcja opiera się na jednym elemencie: swobodnej i świadomej zgodzie pracownika. Dlatego spór po porozumieniu prawie nigdy nie dotyczy jego treści, lecz okoliczności zawarcia. Pracownik może próbować uchylić się od skutków oświadczenia woli złożonego pod wpływem istotnego błędu co do treści czynności prawnej (art. 84 Kodeksu cywilnego) albo bezprawnej groźby (art. 87) — przepisy te stosuje się do stosunku pracy przez art. 300 k.p. Oświadczenie o uchyleniu się składa się na piśmie, a uprawnienie wygasa po roku: przy błędzie od jego wykrycia, przy groźbie od chwili, gdy stan obawy ustał (art. 88).

Klasyczny przykład sytuacji, której lepiej nie tworzyć: rozmowa o 16:55, dokument podany do podpisu na biurku i zdanie „jeśli Pan nie podpisze, jutro dostanie Pan zwolnienie dyscyplinarne” — bez żadnych podstaw do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Nawet jeśli pracownik podpisze, pracodawca zostaje z porozumieniem, którego trwałość zależy od tego, co uda się ustalić w sądzie.

Co realnie wzmacnia pozycję pracodawcy:

• propozycja złożona na piśmie, z terminem na odpowiedź (generator wpisuje 7 dni) i z egzemplarzem przekazanym pracownikowi,
• krótka notatka z rozmowy albo korespondencja e-mail, z której wynika, kto wyszedł z inicjatywą i jakie warianty rozważano,
• brak jakichkolwiek zapowiedzi konsekwencji odmowy — pracownik ma prawo odmówić i pozostać w zatrudnieniu,
• wszystkie ustalenia dodatkowe (odprawa, zwolnienie ze świadczenia pracy, zwrot sprzętu) zapisane w dokumencie,
• czas do namysłu proporcjonalny do wagi sprawy — dzień lub dwa przy prostym rozstaniu, więcej przy pakiecie odejściowym.

Pracownik chroniony i zakaz konkurencji

Pracownicy objęci ochroną. Porozumienie z pracownikiem w wieku przedemerytalnym (art. 39 k.p.) albo z pracownicą w ciąży (art. 177 k.p.) jest dopuszczalne — ochrona dotyczy wypowiedzenia i rozwiązania umowy przez pracodawcę, a nie zgodnej czynności obu stron. W praktyce jednak właśnie te porozumienia są najczęściej kwestionowane, bo pracownik traci ochronę, którą ustawa dawała mu wprost. Warto więc dać więcej czasu na decyzję, przedstawić skutki rozstania na piśmie i nie inicjować rozmowy w dniu, w którym pracownik wraca ze zwolnienia lekarskiego. Pracownica, która w chwili podpisania nie wiedziała o ciąży, może powoływać się na błąd.

Zakaz konkurencji po ustaniu zatrudnienia. Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (art. 101² k.p.) jest odrębną umową i rozwiązanie stosunku pracy jej nie kończy. Jeśli zakaz ma pozostać w mocy, trzeba rozliczyć odszkodowanie — nie niższe niż 25% wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika przed ustaniem stosunku pracy przez okres odpowiadający okresowi obowiązywania zakazu, zwykle wypłacane w miesięcznych ratach. Jeśli zakaz przestał być potrzebny, warto uchylić go w porozumieniu wyraźnym zdaniem; milczenie oznacza, że zakaz obowiązuje dalej, a spór o zaległe odszkodowanie jest tylko kwestią czasu. Podobnie warto potraktować klauzulę poufności, zwrot sprzętu i dostępów oraz rozliczenie zaliczek czy szkoleń współfinansowanych przez pracodawcę.

Najczęstsze pytania

Inne wzory

• Umowa o pracę

  Pracownik — za wypowiedzeniem

  Standardowa rezygnacja z pracy. Umowa rozwiązuje się po upływie okresu wypowiedzenia, a pracownik nie musi podawać powodu.

  Otwórz wzór →
• Umowa o pracę

  Pracownik — porozumienie stron

  Wniosek o rozstanie w dowolnym, ustalonym terminie. Skutkuje tylko wtedy, gdy pracodawca się zgodzi.

  Otwórz wzór →
• Umowa o pracę

  Pracownik — z winy pracodawcy

  Tryb natychmiastowy z art. 55 § 1¹ Kodeksu pracy. Wymaga uzasadnienia i daje prawo do odszkodowania.

  Otwórz wzór →
• Umowa o pracę

  Pracodawca — za wypowiedzeniem

  Wypowiedzenie ze strony pracodawcy. Wymaga uzasadnienia i pouczenia o prawie odwołania do sądu pracy.

  Otwórz wzór →
• Poradnik

  Ekwiwalent za niewykorzystany urlop: jak go obliczyć krok po kroku

  Krok po kroku, jak obliczyć ekwiwalent pieniężny za urlop niewykorzystany do dnia rozwiązania umowy.

  Czytaj →
• Poradnik

  Świadectwo pracy: termin, treść i sprostowanie

  Termin wydania świadectwa pracy, obowiązkowa treść dokumentu i sposób złożenia wniosku o jego sprostowanie.

  Czytaj →

Treść informacyjna, stan prawny: wrzesień 2026 r. Serwis nie świadczy pomocy prawnej.