Wypowiedzenie umowy zlecenia przez zleceniodawcę z zachowaniem okresu wypowiedzenia

O tym dokumencie

Zakończenie współpracy ze zleceniobiorcą w terminie zapisanym w umowie

Wzór jest przeznaczony dla dającego zlecenie — firmy, instytucji lub osoby prywatnej — który kończy umowę zlecenia z zachowaniem okresu wypowiedzenia ustalonego w tej umowie. Podstawą jest art. 746 § 1 Kodeksu cywilnego: dający zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie, ale przepis wiąże z tym trzy obowiązki majątkowe, które omawiamy poniżej. Na mocy art. 750 k.c. te same reguły stosuje się do umów o świadczenie usług, które nie zostały uregulowane odrębnie — a więc do większości „zleceń” funkcjonujących w obrocie.

Generator wymaga wskazania okresu wypowiedzenia — jest to więc wzór dla umów, w których strony taki okres przewidziały. Jeżeli umowa milczy w tej kwestii albo zachodzi ważny powód uzasadniający natychmiastowe zakończenie, właściwy jest wzór wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym. Gdy zleceniobiorca jest gotów uzgodnić datę rozstania, spór o powód i o odszkodowanie eliminuje porozumienie stron.

Trzy obowiązki zleceniodawcy z art. 746 § 1 k.c.

1. Zwrot wydatków. Dający zlecenie zwraca przyjmującemu zlecenie wydatki poczynione w celu należytego wykonania zlecenia — wraz z odsetkami ustawowymi — i zwalnia go ze zobowiązań, które ten zaciągnął w tym celu w imieniu własnym (art. 742 k.c.). Obowiązek istnieje niezależnie od tego, czy wypowiedzenie było uzasadnione.
2. Część wynagrodzenia za dotychczasowe czynności. Przy zleceniu odpłatnym zleceniodawca płaci wynagrodzenie odpowiadające temu, co zleceniobiorca faktycznie wykonał do dnia rozwiązania umowy. Gdy wynagrodzenie ustalono ryczałtem za całość, konieczne jest proporcjonalne wyliczenie — najlepiej oparte na ewidencji godzin lub na wykazie zrealizowanych etapów.
3. Odszkodowanie przy braku ważnego powodu. Jeżeli zlecenie było odpłatne, a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu, dający zlecenie powinien także naprawić szkodę. Szkodą zleceniobiorcy jest zwykle wynagrodzenie, które uzyskałby do końca umowy albo do upływu okresu wypowiedzenia, pomniejszone o to, co zaoszczędził lub zarobił gdzie indziej.

„Ważny powód” nie ma definicji ustawowej. Po stronie zleceniodawcy zalicza się do niego zwłaszcza nienależyte wykonywanie zlecenia, naruszenie poufności, utratę zaufania spowodowaną zachowaniem zleceniobiorcy, a także okoliczności niezależne od stron — na przykład odpadnięcie celu, dla którego zlecenie zawarto, lub zakończenie projektu przez klienta końcowego. Zachowanie umownego okresu wypowiedzenia nie zastępuje ważnego powodu, lecz w praktyce znacznie zmniejsza rozmiar potencjalnej szkody, bo zleceniobiorca zachowuje wynagrodzenie do końca tego okresu. Pole „uzasadnienie” w formularzu nie jest obowiązkowe; pełni funkcję dowodową na wypadek sporu. Analizę całego art. 746 k.c. oraz przykłady „ważnych powodów” z orzecznictwa zawiera poradnik wypowiedzenie umowy zlecenia — art. 746 k.c..

Rozliczenie końcowe: minimalna stawka godzinowa i ewidencja godzin

Jeżeli zleceniobiorcą jest osoba fizyczna niewykonująca działalności gospodarczej albo przedsiębiorca niezatrudniający pracowników, do umowy stosuje się ustawę o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Wynagrodzenie za każdą godzinę wykonywania zlecenia nie może być niższe od minimalnej stawki godzinowej, zleceniobiorca nie może się tego prawa zrzec, a przy umowie dłuższej niż miesiąc wypłata następuje co najmniej raz w miesiącu. Aktualną stawkę na dany rok ustala rozporządzenie Rady Ministrów; jej wysokość publikuje m.in. biznes.gov.pl.

Przy końcowym rozliczeniu kluczowa jest ewidencja godzin. Strony określają w umowie sposób potwierdzania liczby godzin; jeśli tego nie zrobiły, zleceniobiorca przedkłada informację o liczbie godzin przed terminem wypłaty. Zleceniodawca będący przedsiębiorcą przechowuje dokumenty potwierdzające liczbę godzin przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne — również po zakończeniu umowy. Kontrolę przestrzegania tych przepisów prowadzi Państwowa Inspekcja Pracy, a wypłacanie wynagrodzenia poniżej stawki minimalnej stanowi wykroczenie.

ZUS ZWUA i PIT-11 — formalności płatnika

• Wyrejestrowanie z ubezpieczeń. Z dniem ustania umowy wygasa tytuł do ubezpieczeń. Zleceniodawca składa formularz ZUS ZWUA w terminie 7 dni od tej daty (art. 36 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Datą wyrejestrowania jest dzień następujący po ostatnim dniu obowiązywania umowy. Formularz można złożyć elektronicznie przez konto płatnika na zus.pl. Jeżeli zgłoszeni byli także członkowie rodziny zleceniobiorcy, wyrejestrowuje się ich razem z nim.
• Ostatnie dokumenty rozliczeniowe. Wynagrodzenie wypłacone po zakończeniu umowy wykazuje się w raporcie imiennym za miesiąc wypłaty, mimo że tytuł już wygasł.
• PIT-11. Za rok, w którym umowa się zakończyła, zleceniodawca sporządza informację PIT-11: do końca stycznia następnego roku przekazuje ją elektronicznie urzędowi skarbowemu, a do końca lutego zleceniobiorcy. Zasady i formularze udostępnia podatki.gov.pl.
• Zaświadczenia na prośbę. Zleceniodawca nie wystawia świadectwa pracy, ale na wniosek zleceniobiorcy wydaje zaświadczenie o okresie wykonywania umowy i podstawie wymiaru składek — dokument wymagany przy rejestracji w urzędzie pracy.

Odbiór sprzętu, dokumentów i sprawozdania

Kodeks cywilny daje zleceniodawcy konkretne narzędzia. Po wcześniejszym rozwiązaniu umowy przyjmujący zlecenie ma złożyć sprawozdanie i wydać wszystko, co przy wykonywaniu zlecenia uzyskał dla dającego zlecenie, choćby działał w imieniu własnym (art. 740 k.c.). Nie wolno mu też używać rzeczy i pieniędzy zleceniodawcy we własnym interesie, a od sum zatrzymanych ponad potrzebę płaci odsetki ustawowe (art. 741 k.c.).

W piśmie wypowiadającym można więc wskazać termin i sposób zwrotu laptopa, kluczy, kart dostępu, dokumentacji oraz przekazania haseł i plików roboczych, a także poprosić o pisemne podsumowanie stanu spraw w toku. Protokół zdawczo-odbiorczy podpisany przez obie strony zamyka ten etap i ogranicza późniejsze spory o to, co zostało zwrócone.

Zakaz konkurencji po zakończeniu zlecenia

Kodeks cywilny nie reguluje zakazu konkurencji przy zleceniu; jego źródłem może być wyłącznie umowa, w granicach swobody kontraktowania (art. 353¹ k.c.). Klauzula musi więc zostać zapisana wcześniej — samo wypowiedzenie jej nie tworzy. Orzecznictwo dopuszcza zakaz konkurencji po ustaniu zlecenia, ale nie jest jednolite co do wymogu odpłatności. W relacjach między przedsiębiorcami sądy zwykle akceptują zakaz bez odrębnego wynagrodzenia, jeżeli był elementem negocjowanej umowy. Im bardziej pozycja zleceniobiorcy przypomina jednak pozycję pracownika, tym większe ryzyko uznania nieodpłatnego, długiego lub szeroko zakreślonego zakazu za sprzeczny z zasadami współżycia społecznego; ocena zawsze zależy od okoliczności konkretnej umowy, a sądy sięgają tu po analogię do Kodeksu pracy, który wymaga odszkodowania za powstrzymywanie się od konkurencji po ustaniu zatrudnienia.

Zleceniodawca, który chce, by zakaz działał po zakończeniu umowy, ma interes w tym, aby jego zakres, czas trwania i ewentualne wynagrodzenie były precyzyjnie opisane, a kara umowna za naruszenie — proporcjonalna, bo podlega sądowemu miarkowaniu (art. 484 § 2 k.c.).

Dane osobowe zleceniobiorcy po zakończeniu umowy

Z chwilą ustania zlecenia odpada podstawa do przetwarzania większości danych osobowych zleceniobiorcy w celu wykonania umowy. Nie oznacza to natychmiastowego usunięcia całej dokumentacji: przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe wymagają przechowywania rachunków, list wypłat, deklaracji i raportów ZUS co do zasady przez pięć lat (liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku lub w którym przekazano dokumenty do ZUS), a dokumenty potwierdzające liczbę godzin — przez trzy lata. Uzasadnieniem dalszego przetwarzania jest też obrona przed roszczeniami, do upływu terminów przedawnienia.

Dane niepotrzebne do tych celów — kopie dokumentów tożsamości, dane kontaktowe osób bliskich, zdjęcia — należy usunąć lub zanonimizować. Jeżeli zleceniobiorca sam przetwarzał dane klientów zleceniodawcy na podstawie umowy powierzenia, zakończenie zlecenia uruchamia jego obowiązek zwrotu lub usunięcia tych danych, co warto potwierdzić w protokole.

Forma i doręczenie — w skrócie

Wypowiedzenie umowy zawartej na piśmie, w formie dokumentowej lub elektronicznej wymaga co najmniej formy dokumentowej (art. 77 § 2 k.c.); umowa może zastrzegać formę surowszą. Okres wypowiedzenia biegnie od chwili, gdy oświadczenie doszło do zleceniobiorcy tak, że mógł się z nim zapoznać (art. 61 § 1 k.c.) — dowód doręczenia jest po stronie zleceniodawcy, dlatego list polecony za potwierdzeniem odbioru lub pokwitowanie na kopii są standardem. Liczenie terminów, nieodebrane przesyłki i doręczenie elektroniczne omawia poradnik doręczenie wypowiedzenia.

Zlecenie a stosunek pracy — ryzyko po stronie zleceniodawcy

Jeżeli zleceniobiorca pracował w miejscu i czasie wyznaczonym przez zleceniodawcę, pod jego kierownictwem i osobiście, umowa może zostać uznana za stosunek pracy niezależnie od nazwy (art. 22 § 1¹ i § 1² Kodeksu pracy). Dla zleceniodawcy oznacza to ryzyko powództwa o ustalenie stosunku pracy, roszczeń o urlop, nadgodziny i odprawy oraz odpowiedzialności za wykroczenie polegające na zawarciu umowy cywilnoprawnej w warunkach stosunku pracy. Wypowiedzenie złożone na podstawie art. 746 k.c. nie usuwa tego ryzyka. Kryteria rozróżnienia i porównanie trybów zakończenia opisuje artykuł rozwiązanie umowy B2B, zlecenia i umowy o pracę.

Najczęstsze pytania

Inne wzory

• Umowa zlecenia

  Zleceniodawca — porozumienie stron

  Zgodne zakończenie zlecenia w ustalonym dniu, bez sporu o odszkodowanie.

  Otwórz wzór →
• Umowa zlecenia

  Zleceniodawca — natychmiastowe

  Zakończenie zlecenia z ważnego powodu, od ręki.

  Otwórz wzór →
• Umowa zlecenia

  Zleceniobiorca — za wypowiedzeniem

  Wersja dla przyjmującego zlecenie — z ryzykiem odszkodowania z art. 746 § 2 k.c. i formalnościami po ustaniu ubezpieczenia.

  Otwórz wzór →
• B2B

  B2B — za wypowiedzeniem

  Odpowiednik dla współpracy między przedsiębiorcami.

  Otwórz wzór →
• Poradnik

  Wypowiedzenie umowy zlecenia (art. 746 k.c.): ważne powody i rozliczenie

  Zasady wypowiadania umowy zlecenia, znaczenie ważnych powodów oraz rozliczenie wynagrodzenia i szkody.

  Czytaj →
• Poradnik

  Doręczenie wypowiedzenia: kiedy pismo jest skutecznie złożone

  Kiedy oświadczenie o wypowiedzeniu uznaje się za skutecznie złożone drugiej stronie, także przy odmowie odbioru.

  Czytaj →

Treść informacyjna, stan prawny: wrzesień 2026 r. Serwis nie świadczy pomocy prawnej.