Świadectwo pracy: termin, treść i sprostowanie

Termin wydania świadectwa pracy

Art. 97 § 1 Kodeksu pracy wiąże obowiązek wydania świadectwa z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Pracodawca ma wydać dokument w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od upływu tego terminu przesyła świadectwo za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza je w inny sposób.

Przykład: umowa rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia 30 września 2026 r. Świadectwo powinno być gotowe i wydane właśnie 30 września. Jeżeli pracownik tego dnia nie pojawi się w firmie i nie wskaże osoby upoważnionej, pracodawca ma czas do 7 października 2026 r. na wysłanie dokumentu pocztą na adres z akt osobowych.

Wydanie świadectwa nie zależy od tego, w jakim trybie umowa się skończyła, kto ją rozwiązał ani czy strony spierają się przed sądem. Kodeks nie uzależnia go również od rozliczenia się pracownika z pracodawcą — zwrot sprzętu, kluczy czy odzieży roboczej to odrębna sprawa, której nie wolno łączyć z wydaniem dokumentu.

Kontynuacja zatrudnienia u tego samego pracodawcy

Jeżeli z tym samym pracownikiem zostaje nawiązany kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego, świadectwa nie wydaje się automatycznie. Art. 97 § 1¹ Kodeksu pracy przewiduje wtedy wydanie świadectwa wyłącznie na wniosek pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek można złożyć w każdym czasie i może on dotyczyć poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów, za które dotychczas świadectwa nie wydano. Pracodawca ma na jego realizację 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Co musi zawierać świadectwo pracy

Zakres informacji wyznacza art. 97 § 2 Kodeksu pracy, a szczegółową treść, sposób i tryb wydawania oraz pomocniczy wzór dokumentu określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy. Lista kontrolna wygląda następująco:

• okres i rodzaj wykonywanej pracy oraz zajmowane stanowiska;
• tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, wraz z podstawą prawną;
• inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego — m.in. wymiar czasu pracy, wykorzystany urlop wypoczynkowy, okresy nieskładkowe, urlop bezpłatny, wykorzystane zwolnienia z art. 188 Kodeksu pracy, dni, za które wypłacono wynagrodzenie chorobowe, oraz zajęte świadczenia;
• wzmianka o zajęciu wynagrodzenia za pracę w rozumieniu przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;
• na żądanie pracownika — informacja o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach;
• pouczenie o prawie i terminie wystąpienia z wnioskiem o sprostowanie oraz o możliwości skierowania sprawy do sądu pracy — element pomocniczego wzoru z rozporządzenia.

Czego w świadectwie być nie powinno

Świadectwo pracy jest dokumentem informacyjnym, nie opinią. Nie zamieszcza się w nim oceny pracownika, uwag o jakości jego pracy, komentarzy o przebiegu współpracy ani powodów, które doprowadziły do rozstania — poza wskazaniem trybu i podstawy prawnej. Przy rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika w świadectwie pojawi się więc informacja, że umowa została rozwiązana w trybie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, ale nie opis przewinienia. Ten sam wpis zobaczy każdy kolejny pracodawca, dlatego prawidłowość trybu rozwiązania warto weryfikować w terminie na odwołanie — piszemy o tym w tekstach o zwolnieniu dyscyplinarnym i o odwołaniu do sądu pracy.

Sprostowanie świadectwa pracy

Art. 97 § 2¹ Kodeksu pracy wyznacza dwuetapową procedurę. Pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o jego sprostowanie. W razie nieuwzględnienia wniosku przysługuje mu — w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania — prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania do sądu pracy. Jeżeli pracodawca w ogóle nie zawiadomi o odmowie, żądanie sprostowania wnosi się bezpośrednio do sądu pracy.

Przykład: świadectwo dotarło do pracownika 2 października 2026 r. i błędnie wskazuje 10 dni wykorzystanego urlopu zamiast 18. Wniosek o sprostowanie trzeba złożyć do 16 października 2026 r. Jeżeli pracodawca zawiadomi o odmowie 20 października 2026 r., pozew o sprostowanie należy wnieść do 3 listopada 2026 r. W obu pismach warto wskazać konkretny ustęp świadectwa, prawidłową treść i dowody — na przykład wnioski urlopowe albo listy obecności.

Po uwzględnieniu wniosku pracodawca wydaje nowe świadectwo pracy, a nie jedynie pismo korygujące. Egzemplarz nieprawidłowy usuwa się z akt osobowych i niszczy, co również wynika z rozporządzenia z 30 grudnia 2016 r.

Terminy w skrócie

Gdy pracodawca nie wydaje świadectwa

Art. 97¹ Kodeksu pracy pozwala pracownikowi wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa. Jeżeli pracodawca już nie istnieje albo z innych przyczyn wytoczenie przeciwko niemu powództwa jest niemożliwe, pracownik może żądać ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy. Prawomocne orzeczenie zastępuje wtedy świadectwo — to istotne, bo dokument bywa potrzebny do ustalenia stażu, prawa do zasiłku dla bezrobotnych albo do świadczeń emerytalnych.

Niewydanie świadectwa w terminie jest ponadto wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy przewiduje za nie karę grzywny od 1000 zł do 30 000 zł, a postępowanie w tej sprawie prowadzi Państwowa Inspekcja Pracy. Zgłoszenie do inspekcji nie zastępuje jednak powództwa — inspektor może nałożyć mandat i wydać wystąpienie, ale nie wystawi świadectwa za pracodawcę.

Odszkodowanie z art. 99 k.p.

Pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania świadectwa w terminie albo wydania świadectwa niewłaściwego. Odszkodowanie odpowiada wynagrodzeniu za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni. Kluczowy jest tu związek przyczynowy: trzeba wykazać, że brak prawidłowego świadectwa rzeczywiście uniemożliwił podjęcie pracy — na przykład że nowy pracodawca uzależnił zatrudnienie od przedstawienia dokumentu.

Zlecenie, dzieło i B2B — zamiast świadectwa zaświadczenie

Świadectwo pracy dotyczy wyłącznie stosunku pracy. Po umowie zlecenia, umowie o dzieło czy kontrakcie B2B nikt świadectwa nie wystawia i nie ma takiego obowiązku. W praktyce zleceniodawca może na prośbę wydać zaświadczenie o okresie i przedmiocie współpracy oraz o wysokości wynagrodzenia — jego treść zależy od uzgodnień stron. Okresy zlecenia, od którego odprowadzano składki, potwierdza natomiast ZUS na podstawie zgłoszeń płatnika. Zasady rozwiązywania takich umów opisujemy w tekstach o wypowiedzeniu umowy zlecenia i o rozwiązaniu umowy B2B.

Zgubione świadectwo pracy

Kopia świadectwa pozostaje w aktach osobowych pracownika, które pracodawca przechowuje przez okres wskazany w przepisach o dokumentacji pracowniczej. W uzasadnionych przypadkach — a utrata dokumentu takim przypadkiem jest — pracodawca wydaje odpis świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej. Wystarczy wniosek wskazujący okres zatrudnienia. Gdy zakład już nie działa, dokumentacji szuka się u następcy prawnego, u przechowawcy akt albo w archiwum państwowym; kierunki poszukiwań podpowiadają strony Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Najczęstsze błędy

• Uzależnianie wydania świadectwa od rozliczenia się pracownika z pracodawcą — Kodeks pracy nie przewiduje takiego warunku.
• Wydawanie świadectwa „na wniosek” po zwykłym rozwiązaniu umowy; wniosek jest potrzebny tylko przy kolejnym zatrudnieniu nawiązanym w ciągu 7 dni.
• Przekroczenie 14-dniowego terminu na wniosek o sprostowanie, co zamyka drogę do prostszego trybu naprawy dokumentu.
• Wpisywanie do świadectwa ocen, opinii i opisu przewinień zamiast samego trybu i podstawy prawnej rozwiązania.
• Oczekiwanie świadectwa pracy po umowie zlecenia lub umowie o dzieło — w tych stosunkach wydaje się co najwyżej zaświadczenie.